E-mail integratie in Vtiger CRM

Regelmatig krijgen we vragen van leads en klanten of zij hun bestaande e-mailaccounts kunnen integreren met Vtiger CRM. Het antwoord daarop is ja, er zijn plug-ins beschikbaar. Het vtiger CRM systeem kan hiermee gekoppeld worden aan diverse e-mailaccounts. In deze blog meer over e-mail integratie vtiger CRM.

Soorten E-mail integratie vtiger CRM

In deze blog een kritische kijk op het koppelen van vtiger CRM e-mail met de volgende mailprogramma’s:

• Microsoft Exchange.
• Microsoft Outlook.
• Mozilla Thunderbird.
• Google Mail (Gmail).

Wij hebben ons best gedaan om deze integraties zo nauwkeurig mogelijk te testen. Vanwege de grote diversiteit aan bijvoorbeeld softwareversies, systemen, webbrowsers, computers, tablets en telefoons is het echter onmogelijk om alle varianten hier te behandelen.

Vtiger – Connector voor Microsoft Exchange

De vtiger connector voor Microsoft Exchange geeft Microsoft-Exchange gebruikers de mogelijkheid hun contacten, kalender en taken binnen vtiger CRM te synchroniseren. Synchronisatie gebeurt via elke Microsoft Exchange Client (Outlook, Outlook Web Client en Entourage)

Belangrijkste kenmerken en voordelen

• Synchroniseren contacten, agenda, e-mails en taken met vtiger.
• Gebruikt een ‘drag- and – drop’ interface.
• Geen vtiger plug-in voor Outlook vereist voor installatie op vtiger gebruikerssysteem.
• Connector wordt direct geïnstalleerd op de Exchange server.
• Vraag uw Exchange aanbieder of deze bereid is om de plug-ins te installeren.

Plug-in voor Microsoft Outlook

De vtiger plug-in voor Microsoft Outlook zorgt ervoor dat gebruikers de mogelijkheid hebben hun vtiger gegevens (records) te wijzigen en rechtstreeks te synchroniseren vanuit Microsoft Outlook.

Belangrijkste kenmerken en voordelen

• Auto-login optie.
• Synchroniseren van contacten, to do’s en geplande afspraken in de agenda (evenementen/vergaderingen) tussen Microsoft Outlook en vtiger CRM.
• Filter op specifieke criteria en toevoegen van e-mails vanuit Outlook aan Leads, Contacten, Organisatie en Vendors in vtiger CRM.
• Check op dubbele velden (duplicaties).

De vtiger CRM plug-in voor Outlook is compatibel voor de versies 2010, 2013 en 2016.Vrijwel al onze klanten maken gebruik van Outlook, eventueel met de plug-in of met de Mail Manager.

De grootste beperking van de Mail Manager is dat het een uitgeklede mail cliënt is. En specifiek voor vtiger records. De grootste gemene deler is dat onze klanten een mail cliënt verwachten met de functionaliteiten van Outlook.

Download en installatie

Klik hier voor meer informatie over het downloaden en installeren van de Vtiger CRM plug-in.

Vtiger CRM extentsie voor Thunderbird

Maak je gebruik van het e-mailprogramma Thunderbird? Dan is de vtiger CRM plug-in voor Thunderbird geschikt voor het lezen van binnenkomende vtiger e-mail en het uitvoeren van andere bewerkingen.

Kenmerken en mogelijkheden

De plug-in tussen vtiger en Thunderbird geeft je een aantal opties zoals:

• importeren en exporteren van contacten;
• toevoegen van nieuwe leads en contacten in vtiger CRM en jouw adres boek.

En… het mooiste en wellicht verrassende hiervan is: binnen Mozilla Thunderbird kan je al deze handelingen uitvoeren zonder dat je hiervoor ingelogd hoeft te zijn binnen vtiger CRM.

Voordelen Vtiger CRM extensie voor Thunderbird

• Auto-login mogelijkheid;
• Mogelijkheid tot het selecteren van een specifieke e-mail in Thunderbird en deze vervolgens toevoegen aan een bestaande lead of contact in vtiger CRM.
• Inhoud (met name handig voor de subject) van een e-mail eerst wijzigen voordat je deze toevoegt.
• Het aanmaken van nieuwe velden (records) bij een lead of contact.
• Importeren van contacten vanuit vtiger CRM naar Thunderbird. Ook is het mogelijk om contacten vanuit het adresboek van Mozila Thunderbird te exporteren naar contact records in vtiger CRM.
• Aanmaken van nieuwe leads en contacten in vtiger CRM vanuit het adresboek van Thunderbird.

Download en installatie

• Download hier de Vtiger CRM extensie voor Thunderbird op
• Open Mozilla Thunderbird
• In Thunderbird, klik op Tools – Add-Ons
• Klik op icoon
• Klik op Install add-on from file
• Zoek en selecteer de download Vtiger CRM Thunderbird Plug-in

Vtiger-GMail integratie

Gebruik je Google Mail (Gmail)? Dan kun je dat werk/privé account integreren met vtiger CRM. Met een Gmail account kunnen e-mails ontvangen en verstuurd worden. Vtiger CRM versie 6 ondersteunt namelijk SSL geactiveerde SMTP en IMAP toegang. Dit is noodzakelijk om via Gmail e-mails te ontvangen en te versturen.

Lezen van inkomende e-mail

Om binnenkomende mail in vtiger CRM te kunnen lezen en beantwoorden in jouw persoonlijke Gmail account moet je het volgende doen. Je dient de inkomende mail instellingen te configureren in de Mail Manager van vtiger CRM. Hiervoor heb je alleen jouw gebruikersnaam en wachtwoord nodig.

Een van de belangrijkste voordelen om IMAP te gebruiken in plaats van POP voor het binnenhalen van email is dat jouw Gmail mappen (in Gmail labels genoemd) automatisch worden aangemaakt binnen de vtiger CRM Webmail Client. Als er wijzigingen plaatsvinden in deze mappen worden deze door de synchronisatie automatisch geüpdatet binnen vtiger.

Versturen van e-mail

Om met Gmail mails te kunnen versturen dien je door de Vicus servicedesk de uitgaande mail server te configureren (als je dit zelf kunt kan je ook besluiten deze taak zelf op je te nemen).

Gebruik vtiger MailManager

De vtiger Mail Manager is een functionaliteit binnen vtiger om mail te versturen en te ontvangen. Groot voordeel hierbij is dat alle correspondentie die met een organisatie gevoerd wordt direct wordt opgeslagen in de relatiekaart bij de desbetreffende lead, klant, partner en of leverancier. De vtiger MailManager is echter niet geschikt voor het versturen van bulkmail, grote hoeveelheden e-mail.

De koppeling vtiger – Mailchimp kan in dergelijke gevallen uitkomst bieden zoals bij het versturen van nieuwsbrieven.

E-mail integratie vtiger CRM, de beste plug-in?

Met deze vtiger plug-ins heeft u ten alle tijden inzicht heeft in uw contacten, kalender, agenda, taken etc. En dus minder tijd kwijt aan plannen, organiseren en meer tijd voor uw business. Met vtiger heeft u ook met uw mobiele telefoon altijd toegang tot uw CRM.

Welke de beste is is geheel afhankelijk van jouw eigen situatie. Hopelijk hebben wij je met de bovenstaande blog een aantal argumenten gegeven. Eventueel helpt onze servicedesk u graag bij het inrichten van een testomgeving.