Woo2King: WooCommerce aan King – Basis

Product Description

Op deze module is een betaald jaarabonnement van toepassing

Beschikbaar voor versie: WooCommerce 5.x
King Handel, Handel Pro en Enterprise (andere versies zijn op verzoek beschikbaar)

Integreer klantbeheer, betaling, artikelinformatie, orderadministratie en voorraadbeheer. Zodat jouw WooCommerce webwinkel en jouw King Software samen zorgen voor meer omzet, tijdbesparing en minder zorgen.

King Software is leverbaar in een aantal varianten: van alleen boekhouden, met of zonder facturering, tot complete financiële en logistieke automatisering, inclusief projectenadministratie en mobiele toepassingen.

Met WooCommerce aan King en in samenwerking met Vicus kun je zowel jouw marketing, verkoop, klantenservice als jouw administratie, productie en logistiek automatiseren. Vicus is jouw implementatiepartner voor de koppeling van jouw WooCommerce webshop met King Software.

Als je alleen het artikelbeheer in King wilt doen en de orders verder handmatig afhandelt kun je ook eventueel de goedkopere light versie kiezen.

Inclusief

• als je de WooCommerce webshop niet door Vicus laat bouwen en/of onderhouden dan is een toeslag van toepassing.

Module 1: Woo2King: Koppeling King-WooCommerce - Basis

VOSBA KingSync integreert uw WooCommerce webshop met King Business Software versie Financieel, Handel of Enterprise. VOSBA is de e-solutions middleware oplossing van Vicus. Dit is de basiskoppeling. U heeft daarnaast specifieke modules nodig voor de onderdelen (b.v. Artikelen, Debiteuren, orders) die u wilt synchroniseren.

Aandachtspunten:

• U kunt tijdens de inrichting een deel van de dag geen gebruik maken van uw King installatie;
• exclusief (gebruikers) training, maatwerk aan WooCommerce, King of koppelingen en King-software;
• eventuele extra functionaliteit die voortvloeit uit in uw situatie gebruikte extra WooCommerce modules of extra King modules worden separaat begroot.

Module 2: Woo2King: koppeling King-WooCommerce - Orders

Nieuwe weborders worden van WooCommerce overgebracht naar King wanneer ze de ingestelde status bereiken.

Kenmerken:

• de order wordt aan contactpersoon en de gerelateerde organisatie gekoppeld (zie debiteuren koppeling);
• btw-bedragen uit WooCommerce worden als btw-bedragen in de King order opgeslagen; de koppeling heeft alleen ondersteuning voor btw individueel op de productregels (0, 9, 21) 0 daarbij voor staat voor Intracommunautair, 0%, 0 buiten EU;
• bij iDeal als betaalmethode wordt de verkooporder in King vastgelegd als 'betaald';.

Inclusief:

• betaalmethode iDEAL en op factuur; de betaalmethode moet in de webshop wel ingericht zijn.

Aandachtspunten:

• de orderstatus wordt van King niet doorgegeven aan WooCommerce;
• alleen 100% betaling via iDEAL of achteraf via te verzenden factuur; deelbetalingen worden niet ondersteund;
• er kunnen duplicaten gaan ontstaan bij organisaties en contactpersonen. Immers er is niet altijd een sluitende match te maken op alleen het e-mailadres van de contactpersoon;
• het verzenden van facturen kan niet volautomatisch. Er zal immers eerst een controle moeten zijn of er geen duplicaat klant (debiteur) is aangemaakt in King, dan handmatig ontdubbelen (organisatie, contactpersoon);
• automatisch (na controle Debiteur en order) verzenden factuur vanuit King, in zelfde nummerreeks als de normale facturen. De facturering zal hetzelfde verlopen als de normale factuurstroom; d.w.z. facturen worden dus gemaakt in King vanaf een order.

Module 3: Woo2King: koppeling King-WooCommerce - Artikelen

Via deze module uit de Woo2King koppeling worden artikelen (standaard 1 taal) uit King gesynchroniseerd naar uw WooCommerce webshop. De artikel stamgegevens zult u normaliter beheren in King. Webcatalogus-specifieke productgegevens (categorieën, configurabele producten, e.d.) beheert u in WooCommerce.

Globale Werking:

• u voert zelf de categorie-indeling in op uw webshop. In King krijgt u een vrije rubriek op de artikelkaart; daarin geeft u aan in welke categorie(en) het artikel in uw webshop getoond moet(en) worden;
• voeg handmatig de artikelen toe in King;
• bij de eerstvolgende synchronisatieslag worden de artikelen en de daarbij horende teksten, afbeeldingen en attributen doorgestuurd vanuit King naar de webshop;
• voorraad wordt gesynchroniseerd vanuit King naar WooCommerce;
• vervolgens wordt elke aanpassing die in King in een artikel wordt doorgevoerd naar WooCommerce gestuurd.

Bekende beperkingen:

• King kent standaard twee (2) afbeeldingen per artikel die worden doorgestuurd naar de webshop (advies: jpg formaat, maat max 800x600 pixels, omvang max 100kb per afbeelding) van King naar de webshop;
• het aanmaken en verwijderen van categorieën wordt niet via de koppeling ondersteund (het evt niet tonen van een lege categorie is verantwoordelijkheid van de webbouwer);
• De WooCommerce-King-koppeling ondersteunt alleen hoofdproducten, geen relatie tussen producten onderling (zogenaamde gerelateerde producten), geen variaties, geen volgartikelen, geen artikelbundels;
• de koppeling verwijderd geen artikelen uit WooCommerce.
• let op! in de synchronisatie software van King staat een parameter ingesteld dat afbeeldingen vanaf een bepaalde grootte (b.v. 350kb) niet worden doorgestuurd;

Indien ready2go workshop wordt afgenomen dan wordt onderstaande als onderdeel van de ready2go door Vicus uitgevoerd. Zonder ready2go worden deze werkzaamheden op basis van nacalculatie uitgevoerd.

• aanmaken 1 referentieproduct dat nodig is om de koppeling voor dat soort producten te laten werken;
• voor het referentieproduct (maximaal 5) custom velden aanmaken in King;
• voor het referentieproduct (maximaal 5) custom velden in WooCommerce aan de velden in King te koppelen (te mappen), de velden in WooCommerce worden door uzelf of uw webbouwer aangemaakt;

Module 4: Woo2King: koppeling King-WooCommerce - Debiteuren

Nieuwe klanten vanuit WooCommerce worden in King aangemaakt bij het plaatsen van de eerste order; Als klantidentificatie wordt daarbij het WooCommerceId opgenomen in de King kaart van de Contactpersoon (webshop inlog is op basis van contactpersoon).

Kenmerken:

• bestaande klanten worden niet vanuit King als WooCommerce-inlogaccount aangemaakt;
• wanneer het veld 'company' in WooCommerce is ingevuld dan wordt in King een organisatie en een contactpersoon aangemaakt (Zakelijke debiteur) anders wordt in King alleen de contactpersoon (particuliere debiteur) aangemaakt;
• wanneer de contactpersoon in King al bestaat bij de gevonden debiteur dan kan de weborder daaraan worden toegevoegd, hierbij geldt het King-debiteurnummer/contactpersoonnr als leidend. Als er geen contactpersoon kan worden gevonden dan wordt in King een nieuwe debiteur/contactpersoon aangemaakt;
• Het King debiteurnummer wordt teruggestuurd naar WooCommerce.

Opmerking:

• De Webbouwer moet op de inlogaccount de velden 'King-debiteurnr' en 'King-contactpersoon' aanmaken en via de API lees en schrijfbaar maken. Deze velden worden door de koppeling gevuld. Deze informatie moet ook in de order via de API worden meegegeven als onze koppeling via de API de order opvraagt.

Module 5: VOSBA Sync abonnement (data+opslag)

De VOSBA e-solutions middleware verzorgt de communicatie tussen uw toepassingen. De jaarbijdrage is bedoeld om de kosten van dataverkeer, schijfruimte, server en monitoring af te dekken. In geval van meervoudige koppelingen kan deze post vaker voorkomen op de begroting.

Wanneer een account exceptioneel gebruik vertoont stelt Vicus u in de gelegenheid een toeslag te betalen voor dit extra gebruik.

Module 6: Woo2King: Ready2go - inrichten koppeling

Vicus zorgt voor de koppeling tussen uw WooCommerce webshop en King software. Dit ready-to-go pakket is een belangrijk onderdeel binnen de inrichting van de VOSBA Woo2King koppeling. Een adviseur van Vicus komt bij u een (1) dagdeel (4 uur) op locatie om samen met u en eventueel uw King-dealer:

• in King vrije rubrieken (maximaal 5) aan te maken voor 1 referentieproduct, die nodig zijn om de koppeling voor dat soort producten te laten werken,
• Voor het referentieproduct de (maximaal 5) zogenaamde vrije rubrieken in King aan de velden in de WooCommerce webwinkel te koppelen (te mappen),
• De instructies over de werking van de koppeling door te nemen.

Als de consultant van Vicus vertrekt kunt u zelf aan de slag met het invoeren van aanvullende informatie zoals teksten, artikelattributen en afbeeldingen in King.

Aandachtspunten:

• De basisinstallatie van WooCommerce en King inclusief basiskoppeling King-WooCommerce moet werken voordat deze sessie kan starten.
• U kunt bij Vicus aanvullende uren inkopen voor verdere ondersteuning na deze eerste inrichting en instructie.
• Indien u meer dan een (1) referentieproduct of meer vrije rubrieken/attributen wilt laten inregelen dan doet Vicus dat graag voor u maar worden de daaraan extra bestede uren aan u doorberekend.
• U kunt tijdens het toevoegen van vrije velden in King geen gebruik maken van King.

Licentie

VOSBA Commercial Public License