Vtiger CRM en WooCommerce koppelen

Dit artikel is van toepassing op Vtiger CRM versie 7 en de module Vtiger2Woo koppeling. De module Vtiger2Woo maakt het mogelijk om je WooCommerce-webshop te koppelen met het Vtiger CRM en producten en verkopen synchroon te beheren in beide omgevingen.

De module biedt de volgende functies:

• Het synchroniseren van producten en productbundels van Vtiger CRM naar je WooCommerce webshop.
• Het doorzetten van verkooporders vanuit WooCommerce webshop naar Vtiger CRM.
• Het registreren of bijwerken van bestaande of nieuwe webshop-klanten van WooCommerce webshop naar Vtiger CRM.
• Het genereren van beschrijvingen van productbundels binnen Vtiger voor WooCommerce webshop.

Synchroniseren producten en productbundels

Zoals je dat misschien gewend bent maak je een Product aan in Vtiger CRM. De bundelprijs hoef je niet in te vullen als het om 1 enkel product gaat. De sectie Webverkoop is van belang om aan te geven of je het aangemaakte Product in de webshop wilt zien.

Doorzetten orders webshop naar Vtiger CRM

Een webshop-order uit WooCommerce wordt nagenoeg direct doorgestuurd naar Vtiger CRM. Specifiek worden deze nieuwe webshop-orders in WooCommerce pas overgebracht naar Vtiger CRM wanneer deze een ingestelde status bereiken. Naar eigen wens kan de interval van de periodieke synchronisatie worden ingesteld. Tijdens synchronisatie worden de gegevens van de webshop-order en de debiteur gesynchroniseerd van WooCommerce naar Vtiger CRM.

De synchronisatie van webshop-orders en debiteuren vindt alleen plaats van WooCommerce naar Vtiger CRM en niet omgekeerd.

Een orderbevestiging wordt vanuit WooCommerce gestuurd als standaard afhandeling van de order. Echter het is (optioneel) mogelijk om orderbevestigingen vanuit Vtiger CRM te sturen.

De betaalmethode iDEAL is onderdeel van deze synchronisatie en wanneer de order is betaald met iDEAL wordt dat vastgelegd op de verkooporder als ‘betaald’. Hiervoor moet iDEAL als betaalmethode in de webshop ingericht zijn.

De btw-bedragen uit WooCommerce worden als btw-bedragen in de Vtiger CRM verkooporder opgeslagen. Deze koppeling ondersteunt btw individueel op de productregels (0, laag, hoog) 0 staat daarbij voor Intracommunautair, 0%, 0 buiten EU.

Registreren of bijwerken van bestaande of nieuwe webshop-klanten

Bij iedere order in WooCommerce worden ordergegevens gesynchroniseerd met Vtiger CRM, waaronder ook de aangeleverde klantgegevens. Op basis van het e-mailadres wordt nagegaan of de contactpersoon al bekend is in Vtiger CRM.

Indien de contactpersoon al bestaat zal de weborder gekoppeld worden met de betreffende contactpersoon. Indien de contactpersoon niet bekend is in Vtiger CRM dan zal met het synchroniseren van de webshoporder een nieuw contact worden aangemaakt binnen Vtiger CRM.

Er kunnen duplicaten gaan ontstaan bij organisaties en contactpersonen. Immers er is niet altijd een sluitende match te maken op alleen het e-mailadres van de contactpersoon. Het verwerken van mogelijke duplicaten zal handmatig moeten worden gedaan (Vtiger kent hiervoor standaard de handige deduplicatie functie).

Loggen webshoporders in Vtiger CRM

Naast het ordernummer dat WooCommerce aanmaakt en wordt gesynchroniseerd, wordt iedere order in de webshop ook voorzien van een unieke elektronische stempel. Hiermee kunnen we iedere order uniek identificeren in Vtiger CRM.

Deze elektronische stempel wordt vastgelegd op het veld ‘Checksum’ binnen de Verkooporder in Vtiger CRM. Het resultaat is een traceerbare webshoporder waarvoor een ordernummer uit WooCommerce bekend is, alsook een unieke stempel. Deze ‘elektronische handtekening’ is met name van belang als er niet direct met iDEAL wordt afgerekend maar bijvoorbeeld via een elektronische machtiging.

De elektronische stempel is op basis van SHA256. Dit is een cryptografische hashfunctie ontworpen door de Amerikaanse National Security Agency. Wanneer gegevens voorzien zijn van een hashfunctie kan worden gecontroleerd of deze gegevens uniek zijn.

Aandachtspunten

• De standaard werking van de koppeling richt zich op levering binnen Nederland. Levering buiten Nederland vergt een specifieke inrichting van Vtiger CRM en WooCommerce.
• De btw op productregelniveau (dus niet op groepsniveau).
• De orderstatus wordt van Vtiger CRM niet teruggegeven naar WooCommerce.
• Deelbetalingen binnen webshop-orders worden niet ondersteund.
• Wij adviseren Facturen niet volautomatisch te versturen om duplicatencheck mogelijk te maken.