Betere urenregistratie en -facturatie voor CAD2M met Vtiger CRM

CAD2M is Vtiger CRM gebruiker en klant van Vicus sinds juni 2011. In die ruim 10 jaar hebben CAD2M en Vicus vele verbeteringsprojecten doorgevoerd. In 2021 heeft Vicus grootschalig onderhoud uitgevoerd waaronder een upgrade naar de meest actuele versie, implementatie van het inkoopproces en het verbeteren van de urenregistratie en -facturatie. Tijd om hierover eens met Jaap Holweg te spreken.

Wie ben je en wat is jouw achtergrond?

Mijn naam is Jaap Holweg. Mijn achtergrond is dat ik een eigen bedrijf heb gehad in zakelijke dienstverlening in een vergelijkbaar bedrijf zoals CAD2M. Sinds vorig jaar ben ik manager van de afdeling Professional Services. Deze afdeling bestaat uit helpdesk, consultants en administratieve ondersteuning voor de projectadministratie en de planning.

Wat doet CAD2M en hoeveel medewerkers telt het bedrijf?

CAD2M bestaat uit ongeveer 50 mensen. Wij zijn leverancier van SOLIDWORKS en aanverwante systemen, SolidCAM en 3D-printers. Onze klanten zitten vooral in de maakindustrie.

Op welke wijze wordt Vtiger CRM op dit moment ingezet binnen CAD2M?

Iedereen binnen onze organisatie werkt er op een of andere manier wel mee. Vtiger gebruiken we voor offertes en opdrachten en voor het aanmaken van inkooporders. Maar ook voor het bijhouden van een tijdsregistratie op onze projecten. Tot slot is Vtiger hier ook een compleet boekhoudsysteem.

Recentelijk heeft Vicus een project voor jullie mogen uitvoeren voor het implementeren van een CRM-module voor tijdsregistratie. Wat was de reden dat jullie dit wilde oppakken?

In het verleden boden we onze projecten aan tegen een fixed price waarbij het volledige risico bij CAD2M lag. Dat wilden we niet meer omdat dat projecten onnodig duur maakte en er onvoldoende transparatie voor de klant was. Onze projecten moeten naar een variabele prijs op basis van time-and-material. Wil je dat doen dan moet je sluitende tijdsregistratie bijhouden.

Dus als iemand binnen onze organisatie zijn tijd registreert willen we kunnen aangeven of die tijd op de factuur moet komen of niet. En zo ja, dan wordt dit op de achterkant van de factuur erbij gezet. Zo krijgt onze klant niet alleen een factuur voor het aantal uren die zijn besteed, maar ook inzicht in welke consultant die uren maakte en op welke dag deze werkzaamheden plaatsvonden. Daarmee willen we volledig transparant inzicht geven aan onze klant wat we hebben gedaan.

Op welk moment besloten jullie dat jullie anders moesten gaan werken?

Sinds 1 februari 2021 ben ik manager van de afdeling Professional Services. Mijn werkopdracht is om te zorgen dat we meer advies gaan geven (in aanvulling op uitvoerend werk) en dat onze diensten beter schaalbaar zijn. Dat vertaal ik in een aantal dingen: de manier waarop we projecten draaien, de manier waarop we offertes aanbieden en op welke wijze we een relatie met onze klant aangaan.

De veranderingen waren niet alleen technisch van aard. We maakten al gebruik van urenregistratie binnen Vtiger CRM, maar er werd niet veel mee gedaan. Daardoor was de motivatie om het in te vullen ook niet al te groot. Dat is veranderd nu onze mensen zien dat de uren die ze invullen ook op de factuur terecht komen. Dit betekent dat onze mensen geen aparte lijstjes en schaduwadministraties meer hoeven bij te houden.

Naast de gewenste transparantie in de facturatie richting onze klanten en het ontlasten van onze medewerkers van hun schaduwadministraties wilde we ook onze onze dienstverlening opschalen. Dit betekent meer factureerbare uren per consultant. Maar dan moet je eerst weten hoeveel factureerbare uren elke consultant nu al realiseert. In onze oude urenregistratie werd niet opgenomen of uren facturabel waren. We schreven tijd op fixed price projecten en die informatie konden we er niet goed uit halen.

Doordat we nu de gewerkte projecturen koppelen aan de facturen weten we welke uren facturabel zijn. Deze informatie aggregeren we dan op maand- en jaarniveau en per medewerker. En zo zie je ook het betaalde percentage van de consultant.

Die inzichten gebruiken we dan weer in onze performance-gesprekken. Waarin we doelen stellen voor het komende jaar om dingen te verbeteren. Dankzij dit soort performance-verbeteringen kunnen we directmeer toegevoegde waarde leveren aan onze klanten.

Wat merken jullie klanten van deze nieuwe werkwijze?

De eerste facturen zijn kort geleden eruit gegaan en daarmee is dit allemaal vrij ‘vers’. Maar wat we nu al merken is dat die klanten die voorheen altijd urenverantwoording opvroegen dat nu niet meer doen. Die krijgen nu immers automatisch deze overzichten met de facturen zonder dat ze daarom hoeven te vragen. Zodoende is er bij ons niemand druk mee en de klant hoeft er ook niet achteraan. Facturen worden daarmee nu ook sneller betaald.

Ondertussen veranderde de manier van aanbieden van onze diensten ook. Projecten offreren we nu op basis van time-and-material in plaats van fixed price. In het begin vroeg dit wat aanpassingen van onze salesmensen. Die moesten nu uitleggen waarom time-and-material nodig is voor deze projecten en ook beter is voor de klant.

Kun je iets zeggen over de tijdsinvestering in de administratie van projecturen?

Eventuele tijdsbesparingen zijn nooit een doelstelling geweest van dit project. Nu is het zo dat we nagenoeg geen tijd meer kwijt zijn om urenlijsten te produceren voor klanten, maar de meeste tijdsbesparing zit in het facturatieproces.

Dat was altijd een omvangrijke job en dat is nu tot nagenoeg nul gereduceerd. Daar is winst in tijd maar ook in kwaliteit behaald. Voorheen moesten we afgaan op de consultant als hij meldde dat het project klaar was en gefactureerd kon worden. Dat gebeurde lang niet altijd. Zo bleven soms uren liggen die verlaat gefactureerd werden dankzij een controlelijst. Ik sluit ook niet uit dat bepaalde uren niet gefactureerd zijn omdat de controlelijsten niet compleet waren.

Hoe heb je de samenwerking met Vicus ervaren?

Aan onze kant was er wat tijd nodig om deze veranderingen intern te communiceren. Daarnaast was er in het begin wat alignment nodig tussen Vicus en CAD2M. De aanloopfase is dan toch de belangrijkste fase in zo’n project. Je moet duidelijk krijgen wat je van elkaar verwacht. Zodra dat helder was konden we adequaat en snel handelen.

Ik herinner mij bijvoorbeeld dat we vrij laat in het proces nog een aanpassing moesten doen. Beide organisaties hadden iets over het hoofd hadden gezien en dat was in no-time aangepast. De uiteindelijk go-live verliep soepeltjes. Er was niks dat onze werkwijze heeft verstoord en daar ben ik wel blij mee.

Welke resultaat is behaald in dit project?

Dat zit hem primair in de openheid en transparantie richting onze klanten over de gefactureerde uren. De mogelijkheid om onze projecten nu op basis van nacalculatie aan te bieden. Een verhoogde efficiëntie van ons facturatieproces (scheelt ons tijd en facturen worden sneller betaald). En het kunnen sturen op de betaalde bezettingsgraad van consultants.