CAD2M is leverancier van Solidworks en aanverwante systemen zoals Solidcam en 3D-printers. CAD2M bedient klanten binnen de maakindustrie voor wie zij deze oplossingen optimaliseren.
CAD2M is een trouwe gebruiker van Vtiger CRM en dit CRM volgde het bedrijf in haar groei en ontwikkeling. Nu brak er een nieuwe fase aan voor CAD2M en kreeg Vicus de vraag te helpen met een aantal aanpassingen op Vtiger.
Schaalbare dienstverlening
De wens van CAD2M is om haar dienstverlening beter schaalbaar maken. Hiervoor moesten een aantal werkprocessen veranderen. Het ging om de processen voor projectvoering en -registratie, uitbrengen van offertes, de facturatie en de communicatie naar klanten.
Deze wens om de dienstverlening beter te kunnen opschalen raakte meerdere onderdelen van de organisatie en zo stond CAD2M aan de vooravond van verandertraject binnen haar organisatie.
Registreren en factureren van gevalideerde projecturen
Een eerste stap was om de geleverde diensten op basis van nacalculatie te kunnen factureren richting haar klanten. Voorheen werden projecten regelmatig als fixed price aangeboden. CAD2M wilde overstappen naar het uitvoeren van projecten op basis van nacalculatie. Dit betekende dat er een sluitende tijdsregistratie moest worden bijgehouden. Deze tijdsregistratie moest volledig transparant gemaakt worden naar klanten. Dit hield dat voor de klanten van CAD2M zichtbaar moest zijn welke activiteiten er zijn uitgevoerd, op welke datum en door wie.
CAD2M wilde niet alleen een sluitende projectregistratie maar wilde ook het facturatieproces vereenvoudigen. De wens was om alle gevalideerde factureerbare projecturen met een eenvoudige handeling op de factuur terecht te laten komen.
Binnen dit project is ook een relatie gemaakt naar de module Verkooporder voor de verkochte projecturen. Dit stelt CAD2M in staat om de verkochte uren af te zetten tegen de uitgevoerde uren en de uiteindelijk gefactureerde uren. Daarmee is de cyclus Verkoop - Uitvoering - Facturatie compleet.
Vicus ontwikkelde het merendeel van aanpassingen voor de urenregistratiemodule en de meest in het oog springende daarvan was wel de weergave van projecturen in een weekoverzicht. Daardoor konden medewerkers snel zien welke uren ze misten om tot een sluitende urenregistratie te komen.
Een andere aanpassing die Vicus ontwikkelde was het snel kunnen facturen van projecturen die de projectleider had goedgekeurd. Daarmee is het nu mogelijk om per direct de gemaakte projecturen door te zetten voor facturatie. De factuur bestaat uit een urentotaal en een bijlage met urenverantwoordingen.
Transparante communicatie naar klanten
Het resultaat van dit project is dat CAD2M nu een sluitende urenadministratie kan voeren om meer grip te krijgen op de gemaakte projecturen. Daarnaast zorgde de aanpassingen aan Vtiger CRM voor meer transparantie in de communicatie naar klanten over de gemaakte uren binnen projecten.
Tot slot wordt er ook nog eens beduidend veel tijd bespaard door de consultants en de adminstratiemedewerkers van het bedrijf. Zij hoeven niet meer op te zoeken en na te gaan welke activiteiten binnen het project waren uitgevoerd voor die specifieke klanten die een urenverantwoording wilde zien. Ook het opvragen van alle gemaakte projecturen bij consultants voor de facturatie viel weg en de facturatie is dramatisch in tijd verkort.
