Actiegericht automatiseren met webformulieren

Redenen om een webformulier te gebruiken

Webformulieren, iedereen kent ze en gebruikt ze. Zowat op iedere website tref je een webformulier aan waarop je je contactgegevens kunt achterlaten. Wat begon als een idee om een dialoog te kunnen hebben met je bezoekers op je website is uitgegroeid tot een multifunctionele tool. Tegenwoordig zijn er zo veel meer redenen om webformulieren in te zetten.

• Het opnemen en opschonen van klantinformatie.
• Het delen van voorraadinformatie aan bezoekers van je website.
• Het voorkomen van SPAM e-mail.
• Het verzamelen van directe feedback op je website.
• De interesse van je bezoekers en klanten voor je producten en diensten opvolgen.
• Informatie, nieuws en artikelen delen met bezoekers, prospects en klanten.

Webformulieren koppelen aan je CRM

Vooral de combinatie van webformulieren met een CRM is een zeer krachtige formule voor iedere organisatie. Het maakt het zoveel makkelijker om nieuwe bezoekers en klanten toe te voegen aan je CRM. De meeste CRM-oplossingen bieden dan ook de mogelijkheid om een webformulier te maken en dit dan binnen de eigen website en webshop te publiceren. Vaak is dit een standaard onderdeel meegeleverd met je CRM.

Evolutie van het webformulier

De laatste jaren zijn er allerlei online diensten voor webformulieren als paddestoelen uit de grond geschoten. En alhoewel deze formulierdiensten enorm krachtig zijn worden ze slecht geïntegreerd met het CRM. Nu zijn de formulieroplossingen van CRM-partijen ook weer te beperkt in wat zij kunnen. Vaak zijn het niet meer dan veredelde digitale postvakken van een brievenbus die je op je website staat.

Dit was voor ons de aanleiding de module Uniforme Webformulieren te ontwikkelen. Deze module integreert als een volwaardige module binnen Vtiger CRM en lost een aantal minpunten op van traditionele webformulieren.

Duplicaten afvangen op het webformulier

Wanneer iemand meerdere keren een webformulier invult op je website dan wordt deze contactpersoon vaak meerdere malen aangemaakt binnen het CRM of je marketing tool. Het gevolg is dat je handmatig deze duplicaten moet verwijderen. Dit wordt niet altijd consequent gedaan en zo raakt de database vervuild met irrelevante contacten. De schade neemt verder toe wanneer je per ongeluk informatie in het CRM verzamelt onder de verkeerde, duplicate contactkaart.

De module Uniforme Webformulieren controleert bij ontvangst van het formulier of de persoon al bestaat in het CRM. Als dat zo is dan wordt het volledige webformulier met alle ingevulde informatie gekoppeld aan de betreffende contactkaart. Bestaat het contact niet dan wordt deze aangemaakt en ook hier wordt het volledige webformulier met alle ingevulde informatie toegevoegd.

Contacttype bepalen op het webformulier

Webformulieren die worden meegeleverd met een CRM bepalen vaak voor jou hoe een nieuw contact wordt aangemaakt na het invullen van een online formulier. Meestal worden de contactgegevens omgezet als een lead binnen het CRM. Of maakt jouw CRM liever een contactpersoon aan. En dan mis je weer het gemak van leadconversies waarmee je de database schoon houdt.

Met Uniforme Webformulieren bepaal je zelf hoe de ingevulde contactgegevens worden verwerkt. Wanneer je een ingevuld webformulier als lead wil aanmerken dan wordt deze nog steeds gecontroleerd tegen de bestaande leads en contactpersonen in het CRM.

Trackinginformatie meesturen op het webformulier

Het is niet ongewoon om tracking parameters mee te sturen op een webformulier. Als je marketingcampagnes uitvoert dan wil je weten welke formulieren goed presteren en welke marketingcampagne daar een bijdrage aan heeft geleverd.

Omdat we met de module Uniforme Webformulieren de meegestuurde tracking-parameters opslaan binnen het CRM kunnen we exact nagaan welke marketingcampagne verantwoordelijk was voor een specifieke lead of verkoopkans. Op basis hiervan kun je in Vtiger crm ook meteen koppelen aan een aangemaakte campagne.

Door de informatie van Vtiger CRM te combineren met informatie uit je webanalytics-omgeving krijg je een volledig beeld van de effectiviteit van je marketingcampagne.

Actiegerichte webformulieren maken

Een volgende stap is om na te gaan of je meer acties binnen het CRM kunt ‘afvuren’ na het ontvangen van informatie vanuit een webformulier. Zo kun je bijvoorbeeld werkstromen starten om een reeks mailtjes te sturen als een soort kennismakingstraject. Of kun je de contactkaart verder verrijken met een interesseprofiel die je verzamelt via online formulieren op je website. Beperk je niet alleen tot het verzamelen van data maar bedenk slimme acties binnen je CRM. Met wat denkwerk en een beetje creativiteit tuig je een heuse e-mailcampagne op met een vleugje e-mailmarketing automation.

Wanneer je Vtiger CRM al gebruikt willen we je inspireren om Uniforme Webformulieren eens te proberen. Mocht je er niet uitkomen of wil je meer weten, neem dan gerust contact met ons op. Indien je nog geen gebruik maakt van Uniforme Webformulieren en Vtiger CRM dan nodigen we je uit dit eens uit te proberen.