Telkens opnieuw nadenken over wie je welke boodschap gaat sturen? Dat moet niet nodig zijn. Als marketeer zijn er een hoop onderdelen uit je dagelijks werk die je kunt automatiseren. Je hebt er daarna geen omkijken meer naar. Deze blog gaat over hoe vtiger en aanverwante Vicus-oplossingen je werk uit handen nemen.

Stap 1: automatiseer je profilering en segmentatie

Vicus ontwikkelde het bekroonde Journey Funnel Model. Een cruciaal onderdeel daarin is om in je benadering onderscheid te maken tussen de buyer- en customerjourney. Voor leads is een andere benadering met andere boodschappen van toepassing dan voor klanten. Het maken van dit soort onderscheid noemen we segmenteren. Onder profileren verstaan we meer thematisch onderscheid: wie is geïnteresseerd in welk producten en welke dienst?

• Segment: Groep personen die bij elkaar hoort omdat ze een vergelijkbaar profiel hebben.
• Profiel: Kenmerken van de personen (en/of organisaties).

Om te kunnen segmenteren, is het nodig om de signalen op te vangen die een prospect (of klant) afgeeft. Daarvoor zijn verschillende middelen. Je collega’s van sales zijn in de eerste plaats een middel, zij kennen de prospect op persoonlijk niveau. Daarnaast is het opvangen van webgedrag dè manier om waar te nemen wat een prospect bezighoudt.

Nu is dat opvangen van webgedrag voor veel marketeers een tijdrovende klus. De meesten werken met tools als Google Analytics en websites met interactietools. Daar is veel uit te concluderen, maar je switcht steeds tussen systemen en voert de analyses elke maand opnieuw uit. WebVisitAnalyser gaat een stap verder.

De WebVisitAnalyser is een tool om bezoekershandelingen op je websites en Adwords niet alleen te herkennen (wie is het), maar ook automatisch te profileren en segmenteren. WebVisitAnalyser schiet bezoekershandelingen direct vtiger CRM in en koppelt ze aan bestaande leads en contactpersonen. Bij het inrichten van WebVisitAnalyser denken we samen goed na over welke bezoekershandeling welke score moet opleveren. Die score is niet alleen hoog of laag, maar ook gerelateerd aan scoregroepen (thema’s) en relatietypen.

Dat is dus eenmaal een analyse uitvoeren in plaats van wekelijks of maandelijks achteraf. Bovendien zit nu alle informatie in één systeem.

Stap 2: automatiseer je crowd2lead-proces

Je besteedt misschien wel heel veel tijd aan het opzetten van steeds weer nieuwe campagnes om leads te genereren. Het kan zijn dat dat helemaal niet nodig is. Zoals genoemd helpt WebVisitAnalyser je om je webbezoekers te herkennen. Als een webbezoeker door WebVisitAnalyser wordt herkend (wie is het), maar nog niet bekend is in je eigen vtiger crm, dan wordt deze daar ingevoerd als lead.

Afhankelijk van het aantal bezoekers op jullie websites, kan het heel goed zijn dat na implementatie van WebVisitAnalyser het vtiger crm-systeem zich spoedig vult met geheel nieuwe leads. Zijn het er zelfs te veel voor sales om te verwerken, dan kan filtering op de WebVisitAnalyser-scores hen helpen om de meest relevante leads eerst te behandelen.  De overige kun je dan en-masse benaderen met bijvoorbeeld een e-mailing.

Stap 3: automatiseer je boodschap

Een belangrijk punt in het JourneyFunnel Model is dat de afdeling sales zo veel mogelijk persoonlijke aandacht geeft aan klanten die al ver in het verkoopproces zijn. Dat zijn in het model met name de groepen Prospects en Opportunities. Marketing kan met minder inspanning per (potentiële) klant goed andere groepen bedienen:

• Klanten – inspireer ze om er echte fans van te maken
• Leads – activeer ze om de volgende stap te nemen
• Nurture (dat zijn mensen die interesse hebben, maar nu nog even niet) – houd ze op de hoogte

Veel van je boodschappen aan deze groepen kan geautomatiseerd worden. Ik maak onderscheid tussen eenmalige- en herhaal-boodschappen en tussen thematische en algemene inhoud.

1. Eenmalig
   1. Thematisch: denk aan een productlaunch, een specifieke themacampagne of event. Inhoudelijk kan vtiger je niet helpen met je boodschap, maar wel met het uitsturen van e-mails of brieven naar de juiste groep personen. Maak hiervoor gebruik van filtering in vtiger in combinatie met de vtiger module Campagnes, EMAIL Maker en/of PDF Maker. Voor grote e-mailings kun je ook gebruik maken van de koppelingen met MailChimp, PHPList of andere mailprogramma’s. Voor het meten van de resultaten kun je ook WebVisitAnalyser inzetten, die samenwerkt met de vtiger-module Campagnes.
   2. Algemeen: een deel van wat je aan bovenstaande groepen wilt overbrengen, zal steeds hetzelfde zijn. Waar dat zo is, kun je dus automatiseren. Zodra een (potentiële) klant bij een van bovenstaande groepen gaat horen, kun je een reeks laten opstarten van e-mails die telkens iets toevoegen aan de boodschap die je wilt meegeven. Zulke reeksen zijn in vtiger in te richten met behulp van werkstromen. Zo blijven (potentiële) klanten constant betrokken en ziet bijvoorbeeld sales in vtiger terug wat en wanneer er is gecommuniceerd.
2. Herhaal
   1. Thematisch: denk aan een maandelijkse nieuwsbrief. Belangrijk daarbij is een goed template, zodat je maandelijkse werk zich puur tot de actuele boodschap beperkt. Vtiger kan je helpen met het versturen zoals boven benoemd.
   2. Algemeen: denk aan een verjaardagsattentie, een groet rond de feestdagen of een frequente herinnering voor het controleren van eigen gegevens. Met behulp van werkstromen in vtiger kun je dit gemakkelijk inrichten.

Stap 4: automatiseer je interne samenwerking

Organisaties die starten met vtiger, ervaren vaak een vooruitgang in de samenwerking, zowel tussen als binnen afdelingen. Dat komt doordat informatie op één plek gedeeld wordt, maar vtiger toch gepersonaliseerd ingericht wordt. Zo beschikt ieder over de juiste overzichten. Bijvoorbeeld:

• met de module Campagnes deel je je campagne-plannen en -resultaten;
• met de module Documenten deel je je documenten en koppel je ze aan bijvoorbeeld campagnes;
• met de module Rapporten maak je je database inzichtelijk;
• met de module Agenda deel je afspraken en houd je je eigen taken bij;
• met de module RSS blijf je binnen vtiger op de hoogte van andere websites;
• op het homepage dashboard toon je je kerncijfers, persoonlijke lijsten en aankomende afspraken.

Ik hoop dat deze blog je inspireert om herhaalwerk zo veel mogelijk in één keer in te regelen. Het leven van de moderne marketeer is immers al ingewikkeld genoeg en het is prettig om aandacht te kunnen besteden aan nieuwe ontwikkelingen of het persoonlijk ontmoeten van je klanten.