Aan de basis van het managen van uw klantrelaties ligt het in kaart brengen van zo veel mogelijk relevante informatie over uw klanten. Daar hoort ook de vastlegging van relaties tussen uw klanten en andere type organisaties binnen uw bestand bij. Veel vtiger-gebruikers vragen ons advies over hoe ze dit slim kunnen doen. Vtiger biedt een goede basis, Vicus heeft daarnaast extra mogelijkheden ontwikkeld.

Een juiste vastlegging is belangrijk voor de segmentatie van uw bestand, om uw communicatie en rapportage (waaruit beleid voortvloeit) goed te laten aansluiten op de behoefte van klanten en potentiële klanten. Uiteindelijk werken zowel marketing als sales daardoor efficiënter en prettiger.

1. Moeder-dochter relatie

Vtiger biedt u standaard de mogelijkheid om moeder-dochter-relaties vast te leggen als het gaat om organisaties. Daartoe vult u op de kaart van de dochter-organisatie het veld ‘Onderdeel van’ in. Bij zowel de moeder als de dochter kunt u een overzicht zien van alle organisaties die in deze hiërarchie zijn opgenomen. Dit doet u met behulp van de knop Meer> Toon organisatie-hiërarchie. Tevens kunt u het veld ‘Onderdeel van’ gebruiken in filters en rapporten.

2. Generieke relatie (bijvoorbeeld partner)

Met de module Relaties van Vicus kunt u onbeperkt organisaties aan elkaar linken. Het grote voordeel van deze module is dat u kunt omschrijven wat de relatie tussen de organisaties inhoudt, zowel categorisch (partner van, concurrent van, adviseur van) als qua omschrijving. U kunt ook een einddatum van de relatie aangeven. Met eigen velden kunt u nog meer kenmerken van de relatie vastleggen. De relaties ziet u terug op een gerelateerde lijst bij beide organisaties. Ook kunt u over de module Relaties rapporteren of de gegevens hieruit exporteren om in te lezen in netwerk analyse software.

Binnen de module Relaties kunt u filteren en rapporteren. Binnen de organisaties-module kunt u echter niet filteren op de gelegde relaties, omdat u alleen op velden binnen de module mag filteren.

3. Specifieke relatie (bijvoorbeeld dealer)

Stel, u wilt vastleggen wie van uw organisaties een dealer is en wie daar weer klant van is. Daartoe heeft Vicus de module ‘Specifieke rol’ ontwikkeld. Voor dealer kunt u andere rollen invullen, zoals boekhouder, hosting-provider, juridisch adviseur, controller of data-leverancier. In dit voorbeeld zal ik verder ‘dealer’ aanhouden.

Op een organisatie-kaart geeft u met een checkbox aan dat een organisatie een dealer is.

Bij de organisatie die klant is van de dealer kunt u vervolgens in een veld de dealer kiezen op de manier zoals u die gewend bent in vtiger. De keuze van de gebruiker beperkt zich daar echter tot alleen de dealers.

Gaat u vervolgens terug naar de dealer zelf,  dan ziet u op de gerelateerde lijst ‘Dealer van’ wie de klanten zijn van deze dealer.

Het grote voordeel van deze module is dat u elke rol die u wilt in kaart kunt brengen. U dwingt daarnaast af dat maximaal één dealer gekozen wordt. U ziet bij de dealer gemakkelijk alle klanten van die dealer. De vtiger-gebruiker mag alleen kiezen uit de organisaties waarvan u heeft aangegeven dat ze dealer zijn. Dat kan voor de gebruiker betekenen dat hij kiest uit 20 in plaats van uit 6.000 organisaties, wat meer gemak biedt. Tot slot zijn deze relaties goed te rapporteren en te filteren.

Overige relaties

Vicus heeft meer mogelijkheden voor koppelingen tussen records ontwikkeld. U kunt daarbij denken aan contactpersonen die specifieke rollen vervullen binnen een organisatie of aan organisaties, contactpersonen en interne medewerkers die verschillende rollen vervullen binnen een project. Laat u hierover gerust adviseren.