Slimme e-mailreeksen maken in Vtiger CRM

In dit artikel lichten we toe hoe je met een standaard inrichting van Vtiger CRM geautomatiseerd een reeks e-mails stuurt.

E-mailmarketing automation voor iedereen

Dit is een mooi alternatief voor de zwaardere en duurdere e-mailmarketing automation oplossingen in de markt. Weliswaar bieden deze meer opties, maar deze zijn vaak ook complexer om op te zetten. Er bestaan meerdere mogelijkheden voor e-mailmarketing automation met Vtiger CRM en het is dus vooral een keuze maken die het beste bij je past als organisatie.

Ontwerp je e-mail automation flow

In dit artikel gebruiken we het voorbeeld waarbij we e-mails sturen naar ontvangers op basis verzamelde interesses via webformulieren. Gebruik hiervoor de standaard webformulieren-module in Vtiger CRM of de module ‘Uniforme Webformulieren‘, een uitbreiding van Vicus.

Deze interesses leggen we vast in Vtiger CRM met behulp van een custom veld dat we al hebben aangemaakt. De waarden die we verzamelen op dit custom veld Interesses vormen het interesseprofiel van ieder contact in Vtiger CRM.

We tekenen het proces uit en we leggen vast op basis van welke criteria onze e-mails worden verzonden. Wanneer we meerdere processen hebben dan plaatsen we deze in opvolging van elkaar plaatsen waardoor we een een e-mailreeks krijgen.

Stel je verkoopt sportattributen via je webshop en in je blog vertel je wat meer over de producten die je aanbiedt. Bij een artikel over gewichtstraining bied je bezoekers de optie het artikel met extra informatie als download te ontvangen na het invullen van een webformulier. Zorg dat je het gewenste webformulier aanmaakt en publiceert op je website.

Na invullen van het webformulier hebben we onze eerste abonnee. Een paar dagen later verzenden we een mail met daarin een link naar een ander blogartikel over ‘gewichtsverlies’. Je weet dat dit een onderwerp leeft onder klanten en websitebezoekers met een interesse in krachttraining. Je kersverse abonnee klikt op de link en daarmee hebben we aanvullend inzicht verkregen in de interesses van je abonnee.

Automatiseer opvolging met triggers

De volgende stap is de opvolging per e-mail zoals uitgedacht in ons ontwerp. Hiervoor maken we gebruik van werkstromen. Een werkstroom is een handeling of een serie handelingen binnen Vtiger CRM die we automatiseren op basis van een trigger of tijdselement. Werkstromen worden op veel manieren gebruikt binnen Vtiger CRM zoals het automatiseren van verkoopgerelateerde taken.

Voor onze e-mailreeks maken we een werkstroom aan die kijkt of de interesse “Krachttraining” is toegevoegd aan de contactkaart. Binnen de werkstroom geven we de trigger aan voor het starten voor de werkstroom, maar ook de voorwaarden en acties waaronder de werkstroom mag worden uitgevoerd.

In ons geval starten we de werkstroom wanneer een contactpersoon wordt aangemaakt of bijgewerkt in het CRM. Ook geven we aan hoe vaak de werkstroom herhaalt. In ons geval alleen maar 1 keer wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan.

De voorwaarden van onze werkstroom is dat de waarde gewichtstraining voor het veld Interesses moet zijn ingevuld. We hebben geen andere voorwaarden gedefinieerd, maar je zou ook nog kunnen uitlezen of iemand je toestemming heeft gegeven om hem/haar te mailen.

Vtiger CRM biedt een aantal opties voor werkstroom-acties waaronder het verzenden van een e-mail. Kortom met deze actie kun je dus een volgende e-mail binnen de door jouw ontworpen e-mailreeks aanmaken.

Tot nog toe hebben we alle werkstromen in dit voorbeeld gestart via een event-based trigger. Dit was dan de verandering van een bepaalde veldwaarde waardoor de werkstroom het signaal krijgt om te starten.

Een andere optie is om werkstromen periodiek te starten via een time-based trigger. De werkstroom wordt dan gestart op ofwel een specifieke datum en tijd, of op een vast tijdstip per dag, per week, per maand of ieder jaar.

Door deze 2 trigger-varianten te combineren kun je tal van scenario’s afdekken. Denk bijvoorbeeld aan die e-mail met verjaardagsfelicitaties die je iedere dag wilt kunnen sturen aan je klanten.

Eenvoudig maar krachtige e-mailmarketing automation

Hopelijk lieten we je in dit artikel proeven welke mogelijkheden werkstromen en webformulieren bieden. Bedenk een slim ontwerp en je hebt een volwaardig geautomatiseerde e-mailcampagne op basis van allerlei waarden in Vtiger CRM. En wij kunnen je altijd helpen dit op te zetten.

Vicus biedt haar klanten oplossingen in het uitvoeren van doordachte e-mailcampagnes met slimme krachtige en korte mailflows of meer geautomatiseerde en complexere mailflows. Wil je meer weten over e-mailcampagnes neem dan gerust contact met ons op.