Kunnen uw Excel spreadsheets al de prullenbak in?

Uit onderzoek is gebleken dat maar liefst 89% van de bedrijven Excel gebruikt als managementtool voor onder meer budgettering, planning, forecasting en rapportages. Vaak gebruiken bedrijven Excel naast een ERP en/of CRM systeem. Het gebruik en beheer van spreadsheets in bedrijfsprocessen wordt echter steeds kritischer tegen het licht gehouden, maar wordt nog wel steeds gebruikt als een soort van extra, noodzakelijk gevonden flexibel te hanteren toepassing.

Deze kritische noot is belangrijk vinden wij. Excel is namelijk een prima tool om te gebruiken als tool in bepaalde situaties, maar mag zo vinden wij echt alleen voor tijdelijk gebruik dienen. Een spreadsheet moet snel en op elk moment de prullenbak in kunnen zonder belangrijke bedrijfsdata kwijt te raken. Bent u al zover dat uw Excel spreadsheets de prullenbak in kunnen? En bent u klaar voor vtiger CRM, dat wordt ondersteund door Vicus, dat wel in staat is op tijd op uw wensen in te springen?

Excel Hell

Als u de hiervoor genoemde situatie herkent, bijvoorbeeld als directeur of manager, dan bent u waarschijnlijk ook bekend met de uitdrukking “Excel Hell”. Deze uitdrukking slaat op de grote hoeveelheid  spreadsheets die vaak te pas en te onpas worden gebruikt in bedrijfsprocessen.

“Excel Hell” kenmerkt zich binnen organisaties door:

• conflicterende versies van spreadsheets. Men weet niet meer welke de juiste versie is;
• ‘dode’, niet werkende links in spreadsheets;
• kostbare fouten doordat data handmatig ingevoerd worden;
• twijfelachtige kwaliteit van financiële en management rapportages; hierdoor raakt men in paniek tijdens periodieke rapportagemomenten. Want… welke info is nu juist?

Excel gebruik bij bedrijven

Veel bedrijven kiezen er ondanks de ‘Excel Hell” toch vaak voor om het programma te (blijven) gebruiken, omdat ze zoals ze zelf aangegeven niet aan ontkomen. De meest gehoorde reden is dat hun ERP-of CRM systeem niet tijdig kan worden aangepast om te voldoen aan de zich snel wijzigende informatiebehoefte. Vaak wordt dan gekozen voor een relatief goedkope, tijdelijke, gebruiksvriendelijke oplossing: Microsoft Excel. Deze applicatie blijkt na verloop van tijd moeilijk te vervangen en blijft als het ware vastzitten als onderdeel van het applicatielandschap van de onderneming.

Nadelen Excel gebruik

Excel gebruiken als managementtool wordt voor bedrijven zo een gewenning. Dit is de belangrijkste reden dat maar liefst 9 op de 10 bedrijven nog steeds gebruik maakt van deze ‘lijstjes’ bij het bespreken van maandelijkse rapportages en het doen van forecasting. Dit is niet zonder risico.

Naast de in de vorige alinea genoemde symptomen die Excel-gebruik kenmerken is het belangrijk dat u continue toezicht houdt. Zonder duidelijk en constant beheer op de kwaliteit van de applicatie, het gebruik, de autorisaties, kwaliteit van data, interfaces, het loggen van gebruik en gebruikers kunnen deze applicaties de integriteit van de informatievoorziening beschadigen. Excel kan zo een negatieve invloed hebben op de (kwaliteit van) beslissingen, prestaties, resultaten en reputatie van uw onderneming.

Wanneer Excel wel en wanneer niet te gebruiken?

Excel kan prima worden ingezet voor:

• gegevensbewerking;
• voor aanvulende eenmalige analyses en rapportage;
• in plaats van een dure bi tool;
• het maken van een specificatie van een structurele rapportage.

Maar gebruik een Excel spreadsheet niet voor:

• reguliere rapportages;
• structurele opslag van data; delen van data, of nog erger, het met meerdere personen bewerken van data.

Zeker weten dat je niet in strijd bent met de AVG?

Nu sinds 25 mei 2018 de AVG van toepassing is, is het extra opletten geblazen met het her en der opslaan van persoonlijke informatie.

Met Vtiger CRM uw data op orde

De kern van uw datahuishouding is met alles losse Excel spreadsheets niet op orde. Vicus kan u helpen met een overzichtelijke, veilige datahuishouding.

Maak kennis met het vtiger CRM systeem, ondersteunt door Vicus eBusiness Solutions als datamanagementtool. Vtiger is het best aangeschreven CRM-systeem voor kleine tot middelgrote organisaties. De vtiger CRM software helpt kosten te besparen en omzet te verhogen door het optimaliseren van marketing, verkoop en klantenservice processen binnen uw organisatie. In het gebruik is vtiger eenvoudig en uitgebreid. Door vtiger te koppelen aan uw mobiele telefoon, MS Outlook, Thunderbird, Google APPS maakt u ook tijdens uw kantoorwerk gebruik van alle verzamelde informatie.

Vtiger modules en functionaliteiten

Vtiger beschikt over een levendige community, waardoor er veel functionaliteiten en modules zijn en worden ontwikkeld. Hierdoor kan vtiger vrijwel altijd voldoen aan de veranderende wensen van organisaties. Zo hoeft u Excel niet meer te gebruiken voor managementrapportages zoals verkoopoverzichten. De module Sales Targets  binnen vtiger CRM geeft u namelijk een compleet grafisch overzicht van de gerealiseerde (sales)doelstellingen en omzet versus de vooraf vastgestelde doelstellingen.

Vicus en vtiger: stabiele groei

Met vtiger, ondersteunt door Vicus, kiest u de weg van geleidelijke, stabiele groei en rust en overzicht in uw datahuishouding. Vicus beschikt tevens over veel ervaring met het koppelen van vtiger aan Magento webshops, aan ERP en boekhoudkundige pakketten zoals King en Exact.

Meer weten. Kijk op www.vicus.nl, bel ons op 033 461 1196 of stuur een e-mail naar sales@vicus.nl