Vtiger CRM Gids voor de administrator

19 september 2023
Trudie Stedema

CRM, Ecommerce Automation, Geen categorie, Kantoortoepassingen, Personeel, Procesinrichting, Relatiebeheer

Gids voor administrator

Deze pagina geeft een overzicht van alle mogelijkheden om voor jouw organisatie je Vtiger CRM zo optimaal mogelijk in te richten. Zo kun je zelf bepalen welke modules je gaat gebruiken en welke collega toegang heeft tot bepaalde gegevens. Vtiger CRM is een zeer flexibel systeem en dat is wat in dit overzicht nog duidelijker wordt.

Beheer je gebruikers

Gebruikers

Gebruikers zijn werknemers in jouw organisatie die zich kunnen aanmelden bij hun Vtiger CRM accounts, toegang hebben tot informatie en hun taken kunnen uitvoeren volgens de machtigingen die voor hen zijn gedefinieerd.

Reset wachtwoordbeleid

Gebruikers kunnen worden gevraagd om hun wachtwoorden periodiek te wijzigen. Het regelmatig veranderen van wachtwoorden draagt bij aan de veiligheid van het systeem. Met de Module Vtiger Wachtwoordbeveiliging van Vicus kun je een sterk wachtwoordbeleid eenvoudig, binnen een paar seconden, configureren.

Rollen

Met rollen kan je jouw organisatiehiërarchie binnen het CRM nabootsen. De positie van de gebruiker in de rolhiërarchie zal beslissen tot welke van de records hij/zij toegang heeft.

Profielen

Profielen worden gebruikt om acties te beheren die gebruikers kunnen uitvoeren op records. Ook kunnen profielen worden gebruikt om de toegang tot specifieke velden, modules en functies zoals importeren, exporteren te beperken.

Regels delen

Regels delen worden gebruikt om regels voor het delen van gegevens te configureren voor gebruikers in de rollenhiërarchie.

Groepen

De groep is de combinatie van meerdere gebruikers, rollen en groepen om een gemeenschappelijke set records te beheren.

Inloggeschiedenis

Beheerders kunnen de inloggeschiedenis van gebruikers volgen.

Vtiger ondersteuning Toegang

Verleen jouw CRM toegang aan onze Vtiger ondersteuningsteamleden om eventuele problemen op te lossen. Dit zorgt voor beveiliging, zodat jouw bedrijfsgegevens niet verloren gaan.

Module manager

Modules

Module manager helpt je de instellingen voor bestaande modules in te schakelen, uit te schakelen en te configureren en nieuwe modules te importen.

Module lay-outs en velden

Met lay-out Editor kan je nieuwe aangepaste velden toevoegen, opnieuw rangschikken, eigenschappen bewerken en velden in en over blokken verplaatsen.

Modulebouwer

Vtiger CRM Cloud biedt je de flexibiliteit om jouw basismodule te maken volgens jouw zakelijke vereisten met behulp van Module Builder. Voor Vtiger Open Source is hiervoor een plug-in beschikbaar (of je laat Vicus de module voor je ontwerpen en bouwen).

Labels editor

Vtiger CRM biedt beheerders de flexibiliteit om modulenamen veld labels en andere tekenreeksen aan te passen aan de zakelijke vereisten.

Module nummering

Vtiger CRM biedt je een automatisch nummeringssysteem waarmee je recordnummers in elke module kunt toewijzen. Met deze functie kan je de nummering van records aanpassen aan jouw vereisten.

Webforms

Maak en integreer webformulier in jouw website om website bezoekersinformatie vast te leggen en een CRM-record te maken.

Mailroom

Mailroom (alleen in Vtiger Cloud) maakt het sorteren van e-mails eenvoudiger via virtuele e-mailadressen waarnaar je e-mails kunt doorsturen

Analytisch

De (cron) planner wordt periodiek achter de schermen uitgevoerd om verschillende taken in Vtiger CRM uit te voeren.

Workflows

Workflows stroomlijnen jouw bedrijf door activiteiten zoals e-mail verzenden, activiteiten maken, velden bijwerken etc te automatiseren.

Slimme meldingen

Ontvang geautomatiseerde herinneringen voor aankomende activiteiten.

Opdracht regels

Wijs records automatisch na elkaar toe aan jouw verkoop, support en marketing groepen op Round Robin manier.

Goedkeuringen configureren (Vtiger Cloud)

Het goedkeurtingsproces om de toegestane kortingen op offertes, budget voor marketingcampagne of verlof van werknemers te stroomlijnen.

Configuratie

Bedrijfsgegevens

Met bedrijfsgegevens kan je jouw Vtiger CRM personaliseren door jouw bedrijfslogo en details te uploaden. De informatie wordt gebruikt bij het generen van facturen, offertes, verkooporders en inkooporders

Kaarten

Met behulp van ingebouwde kaarten kan de gebruiker de kaart gerelateerde acties uitvoeren in Vtiger 360 (Vtiger Cloud) mobiele app.

Opslag bewaker (Vtiger Cloud)

Configureer Storage Guard om de in CRM gebruikte gegevens te controleren en de ongewenste e-mail te verwijderen.

Kantooruren (Vtiger Cloud)

Kantooruren zijn uren dat jouw klantenservice beschikbaar zal zijn om jouw klanten te bedienen, afhankelijk van verschillende tijdzones.

Klantenportaal

Het zelfbedieningskanaal biedt jouw klanten de mogelijkheid om tickets te generen en veel gestelde vragen te raadplegen. Je kan ook documenten, producten, projecten, facturen, offertes, etc delen.

Valuta

Met deze functie kan je nationale en internationale valuta configureren om je te helpen bij het omgaan met bedrijfsactiviteiten met jouw klanten over de hele wereld.

Uitgaande server

Configureer de uitgaande server om e-mails te beheren en te verzenden vanuit jouw Vtiger CRM account.

Configuratie editor

Configuratie Editor helpt je bij het instellen van helpdeskdetails, maximale uploadgrootte, standaardmodule die kan worden bekeken terwijl je jezelf aanmeldt, enz.

Veldwaarde keuzelijst

De keuzelijst is een vervolgkeuzelijst met beschikbare opties waarin slechts één optie kan worden geselecteerd.

Keuzelijst afhankelijkheid instellen

De keuzelijst afhankelijkheid instellen helpt je om waarden in het doelkeuzelijstveld nauwkeuriger te selecteren, afhankelijk van de waarden in bronkeuzelijstvelden.

Left menu’s (Vtiger Cloud)

Leftmenu’s helpen je om de meest gebruikte modules op Module Navigator van een bepaalde app te plaatsen. Je kunt ze ook opnieuw rangschikken volgend jouw vereisten.

Marketing en Sales

Lead Conversion Data Mapping

Met Vtiger CRM kan je aangepaste velden die in de module Leads zijn gemaakt, toewijzen aan de modules Contacten, Organisaties en Kansen, zodat de aangepaste gegevens uit de module Leads eenvoudig kunnen worden verplaatst naar andere modules bij Lead Conversion.

Mogelijkheid tot project mapping

Vtiger CRM helpt je bij het toewijzen van standaardvelden en aangepaste velden voor verkoopkansen. De veldwaarden worden verzonden naar de geselecteerde doelvelden.

Voorspelling en quota instellingen (Vtiger Cloud)

Configureer voorspellingen en quota om de verkoopcyclus te voorspellen en te plannen, piek en daal perioden te identificeren en een beter beheer van de verkooppijplijn te vergemakkelijken.

Pijplijnen & fasen (Vtiger Cloud)

Pijplijn instellen voor elk type verkoop met zijn eigen verkoopfasen en waarschijnlijkheden.

Voor Vtiger Open Source heb je hiervoor een plug-in nodig [link naar pipeline].

Inventaris

Fiscaal beheer

Vtiger CRM biedt je de flexibiliteit om lokale en internationale belastingtarieven te beheren via belastingberekeningen.

Voorwaarden

Beheer jouw product serviceorder door de voorwaarden op te nemen in Offertes, Verkooporders, Inkooporders, Facturen en geëxporteerde PDF’s die aan deze bestellingen zijn gekoppeld.

Betalingen en abonnementen

Abonnementsmodule in Vtiger CRM automatiseert het genereren van facturen en betalingsverwerking voor op abonnementen gebaseerde services.

Ondersteuning

SLA beleid

Een Service Level Agreement(SLA) is een contract tussen een serviceprovider en de eindgebruiker die het serviceniveau definieert dat van de serviceprovider wordt verwacht.

Olark (Vtiger Cloud)

Chat met jouw klanten en sla het transcript van de interactie op voor latere beoordelingen met Olark.

Mijn voorkeuren

Mijn voorkeuren helpen je bij het configureren van jouw persoonlijke gegevens.

Kalender/agenda instellingen

Configureer jouw agenda zoals je hem wilt hebben.

Mijn tags

Tags geven je een snelle link naar CRM records.

Notificatie voorkeuren

Volg e-mails of ze geopend of op geklikt is in realtime met meldingen.

Templates

E-mail templates