Verkoopgerelateerde taken automatiseren met Vtiger CRM

Vtiger crm ondersteunt het gehele verkoopproces. Alle onderdelen van het verkoopproces zullen sneller en efficienter verlopen. Je verspilt minder tijd door betere kwalificatie. Je kunt beter kwalificeren doordat je beschikt over betere informatie. Nieuwsgierig geworden? Lees dan verder

Heb je ooit bij het verkopen:

• Je waardevolle tijd besteed aan het invoeren van contact- en kanseninformatie in CRM?
• Tijd verspild aan het bellen van niet-gekwalificeerde leads, omdat ze bovenaan je lijst met contactpersonen verschenen?
• Een lead misgelopen, omdat je bent vergeten om terug te bellen?
• Een hoop e-mails uitgewisseld met een mogelijke klant om de tijd voor een demo af te spreken?
• Een uur besteed aan het doorzoeken van bestanden om een offerte te vinden die je 30 minuten geleden moest verzenden?

Als je in minstens één van deze situaties terecht bent gekomen, moet je vandaag nog de krachtige tools voor verkoopautomatisering van Vtiger uitproberen.

Vtiger CRM automatiseert de alledaagse- en tijdrovende taken die je in elke fase van de verkoopcyclus uitvoert. Dit versnelt niet alleen het verkoopproces, maar verwijdert ook handmatige fouten en verbetert de efficiëntie. Hier is een lijst met functies die je kunt gebruiken om in vtiger taken te automatiseren.

Verkoopfase: leadgeneratie

Het genereren van leads is de eerste stap in een verkoopproces. Er zijn verschillende methoden voor verkoopprospectie. Elke dag stuur je een dozijn of meer e-mails naar potentiële klanten en voer je een hoop gesprekken op zoek naar leads die mogelijk geïnteresseerd zijn in jouw oplossing. Je ontvangt vragen van potentiële klanten via e-mails en ingezonden webformulieren. Je vindt prospects op zoek naar suggesties en adviezen op sociale kanalen, voordat ze een aankoop doen. Vtiger biedt je tools om prospects efficiënter te bekijken en automatisch leadinformatie te verzamelen binnen het CRM.

Hulpmiddelen voor prospectie

Webformulieren

Zet webformulieren in om websitebezoekers om te zetten in leads. Met vtiger kun je aangepaste webformulieren maken, die kunnen worden ingesloten in de website van je bedrijf. Wanneer een websitebezoeker een webformulier indient, wordt automatisch een leadrecord aangemaakt in vtiger CRM. Alle gegevens die via het webformulier worden ingediend, worden automatisch in vtiger opgenomen. De naam van de lead, e-mailadresfunctie, bedrijfsnaam en locatie zijn een paar gegevens die je kunt vastleggen via een webformulier.

Je kunt geavanceerde automatisering instellen met werkstromen om automatisch snelle acties te ondernemen. Als je bijvoorbeeld over de hele wereld prospects hebt, kun je de locatie in het webformulier verzamelen. En in vtiger kun je een werkstroom instellen om leads en prospects van een bepaalde locatie automatisch naar het verkoopteam van de betreffende regio of zelfs naar een specifieke verkoopmedewerker te verwijzen. Dit hele proces reduceert de tijd die anders besteed wordt aan handmatige gegevensinvoer en handmatige toewijzing van leads.

E-mails

Wanneer je verkoope-mails verstuurt, wil je niet dat je prospects meteen op de knop “Verwijderen” drukken. Het personaliseren van e-mailberichten verbetert de betrokkenheid. Uit een onderzoek van Aberdeen blijkt dat gepersonaliseerde e-mails de klikfrequentie met gemiddeld 14% en conversies met 10% verbeteren.

---

Hallo $leads-firstname$,

Dank je wel voor je belangstelling!

Bij het invullen van ons webformulier, gaf je aan dat “[Custom_Field_Challenge]” je grootste uitdaging is. Ik werk intensief [Custom_Field_Role] in de $leads-industry$ industrie, en velen van hen zien jouw grootste verkoopuitdaging als een van de top-3 uitdagingen, dus ik ben er zeker van dat wij je zouden kunnen helpen. Het lijkt met leuk om samen met jou je andere zakelijke uidagingen te onderzoeken en te presenteren hoe ons product andere heeft geholpen vergelijkbare uitdagingen op te lossen. Heb je a.s. dinsdag of woensdag 15 minuten bchikbaar voor een kort vrijblijvend telefoongesprek?

Met vriendelijke groet,
$leads-smownerid:first_name$ $leads-smownerid:last_name$

---

Geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mails in vtiger

Met de e-mailautomatisering van vtiger kun je elke e-mail personaliseren, zonder dat je steeds maar weer handmatig elke zin van het bericht hoeft in te voeren. Met vtiger kun je herbruikbare aangepaste e-mailsjablonen maken die je snel kunt aanpassen, voordat je op de verzendknop drukt. Je kunt invoeglabels gebruiken om eenvoudig de elementen van personalisatie, zoals de naam van een prospect of de naam van het bedrijf, toe te voegen.

Maar wees voorzichtig. Je wilt niet dat je prospects automatisering in je berichten ruiken, want niemand houdt van robottonen of verkooppraatjes. Probeer het bericht in een gesprekstoon te houden en gebruik voeglabels om het een persoonlijk tintje te geven. Binnen enkele minuten kun je met vtiger 100 prospects – en een ieder met zijn eigen naam aangesproken – een e-mail sturen en vragen hoe lekker de zon schijnt in hun stad. Met vtiger kun je zelfs geautomatiseerde en gepersonaliseerde reacties instellen, die worden geactiveerd op basis van specifieke acties die je prospects op je e-mail ondernemen.

Met de module EMAIL Maker kun je nog uitgebreider personaliseren. Je kunt dan ook labels uit andere objecten in de e-mail opnemen.

Telefoongesprekken

Elke dag voer je tientallen telefoontjes met potentiële klanten. Met vtiger kun je met één klik telefoongesprekken voeren, die automatisch worden geregistreerd. Geen tijdverspilling meer bij het kiezen van nummers of het handmatig loggen van elke oproep. Je kunt op elk gewenst moment teruggaan en verwijzen naar deze gesprekken. Vtiger integreert met populaire telefoniediensten zoals Broadsoft, KPN-1 en Asterisk. Je kunt meerdere gateways configureren en één gateway kiezen wanneer je een oproep plaatst. Als de prospect geïnteresseerd is in je product, kun je met één klik een kansenrecord in CRM maken. Als de prospect je vraagt om na een paar weken te bellen, kun je meteen een vervolgherinnering instellen.

Verkoopfase: Lead-kwalificatie

Lead-kwalificatie is het proces waarbij er wordt geëvalueerd of de prospect bereid is om bij je te kopen. Leadkwalificatie helpt je tijd te besparen door prospects die nooit bij je zullen kopen te zo snel mogelijk in het proces te elimineren. Met de functies voor profielscores en betrokkenheidsscores van Vtiger kun je je meest waardevolle prospects identificeren en daarop richten.

Profielscore

Bij het aanmaken van een nieuw contact- of organisatieoverzicht, kun je vtiger met een werkstroom automatisch het profiel laten scoren om aan te geven hoe aantrekkelijk de klant is voor je bedrijf. Om profielen te scoren kun je in Vtiger voor elk veld in de module Contactpersonen en Organisatie een score toekennen tussen 0 en 100. Zodra de profielscore is ingesteld, berekent vtiger automatisch de score op elk contact- en organisatierecord en plaatst een score op elk record.

Potentiële klantprofielen die nauw aansluiten bij je ideale klantenprofiel, krijgen daarmee een hogere beoordeling dan de andere. Met deze beoordeling kun je snel hoge kwaliteit prospects kiezen voor verdere betrokkenheid.

Integratie WebVisitAnalyser

Met de WebVisitAnalyser heb je een nog grotere mat van automatisering voor het selecteren, kwalificeren en monitoren van Leads. Tevens heb je meteen veel meer mogelijkheden om automatisch gerichter te kwalificeren.

Betrokkenheidsscore

Na inrichting van de juiste werkstromen houdt Vtiger bij hoe je prospects omgaan met je e-mails en geeft je een betrokkenheidsscore om je te vertellen hoe geïnteresseerd je prospects in je product zijn. Voor elke actie die de prospect op je e-mail neemt, kun je via een werkstroom een punt laten toevoegen aan de betrokkenheidsscore.

Bijvoorbeeld, wanneer de prospect je e-mail opent, is de betrokkenheidsscore 1 en wanneer de prospect op de gedeelde link klikt, wordt de betrokkenheidsscore 2. Hoe meer betrokkenheid, hoe hoger de score. Naarmate de betrokkenheidsscore toeneemt, weet je dat je prospects meer geïnteresseerd raken in je product. Op deze manier kun je je meest betrokken prospects identificeren en daarop richten.

Verkoopfase: productdemonstratie

Na het kwalificeren van leads, is de volgende stap een afspraak plannen om je product of dienst te presenteren. Je maakt een afspraak voor de betreffende demo en plant deze in in de Agenda.

Verkoopfase: onderhandeling

Je hebt een indrukwekkende demo afgeleverd, je prospect is overtuigd om te kopen, je hebt een prijsopgave verzonden en wacht om de deal te sluiten. Maar dan hoor je de prospect zeggen “Ik zou graag willen onderhandelen”. Hoewel deze fase van de verkoopcyclus veel van je onderhandelingsvaardigheden vereist, kun je nog steeds profiteren van automatisering om snelle beslissingen te nemen.

Offerte goedkeuringen: Stuur geautomatiseerde offertes ter goedkeuring

Wanneer prospects naar een korting vragen die hoger is dan je goedkeuringslimiet, dien je eerst met je manager of een ander hoger management te overleggen, voordat je de offerte naar de prospect stuurt. Met vtiger’s proces voor het goedkeuren van offertes hoef je geen tijd te verspillen met het opsporen van goedkeurders voor het goedkeuren van offertes. Na inrichting van een werkstroom stuurt Vtiger automatisch offertes ter goedkeuring wanneer aan bepaalde toegangsvoorwaarden is voldaan. Je kunt ook meerdere goedkeurders opnemen en de offerte wordt automatisch naar elke goedkeurder verzonden.

Verkoopfase: beoordeling van overeenstemming

Het tijdig afsluiten van contracten en verkoopdocumenten is van cruciaal belang om deals te sluiten op de verwachte sluitingsdatum. Je wilt immers geen deal sluiten, omdat een contract dat je hebt verstuurd niet de belangrijkste beslissers bereikte voordat ze voor een zakenreis vertrokken. Vtiger kan via een optie met veilige e-sign serviceproviders worden geïntegreerd, zodat je snel en betrouwbaar contracten kunt laten ondertekenen.

Ondertekenen via DocuSign (optie)

Vtiger integreert optioneel met DocuSign om handtekeningen elektronisch uit te wisselen. Met de DocuSign-functie wordt het verkrijgen van geldige handtekeningen van potentiële klanten die mijlen verwijderd zijn een kwestie van enkele klikken. De digitale handtekening elimineert verzendvertragingen en kansen op verlies van documenten tijdens de verzending. Wanneer je een contract voor ondertekening verzendt, kunnen je potentiële klanten inloggen via elk apparaat (desktop, laptop of mobiel) en hun handtekening plaatsen. In het contract kun je labels toevoegen op de plekken waar er getekend moet worden, zodat deze niet wordt overgeslagen. Zodra het contract is ondertekend, wordt de status van het contract automatisch gewijzigd in “Ondertekend” en ontvang je een melding.

Verkoopfase: Sluiten

De laatste fase van de verkoopcyclus is nabij. Wanneer de prospect uiteindelijk je product of dienst koopt, heb je met succes een deal gesloten. Je hebt van een prospect een klant gemaakt. Zodra de deal is gesloten, geef je het klantaccount af aan het factureringsteam en het klantenserviceteam. Het factureringsteam heeft klant- en dealgerelateerde informatie nodig om een factuur te genereren en het ondersteuningsteam zal ook dezelfde informatie gebruiken om vragen van klanten te beantwoorden. Wanneer alle klant- en transactie-informatie is vastgelegd in Vtiger, kun je klantaccounts met een klik afgeven.

Factureren

Vicus integreert vtiger met veelgebruikte boekhoudsoftware zoals King Software en Dynamics NAV/AX om de uitwisseling van facturen tussen de verkoop- en factureringsteams te stroomlijnen. Wanneer je een deal sluit, kun je met een klik een factuur maken op basis van een offerte of klantorder. Vervolgens kun je eenvoudig de factuur synchroniseren met de boekhoudsoftware voor je factureringsteam om actie te ondernemen. Deze automatisering van taken zorgt voor snellere facturering met nul handmatige fouten.

Naast de bovengenoemde functies biedt vtiger CRM vele andere functies om het verkoopproces te versnellen. Factuur afdruksjablonen, documentvolging, werkstromen, kans-herinneringen, gespreksverslagen (optie), meerdere verkooppijplijnen (optie) om er maar een paar te noemen. Vraag vandaag nog een demo aan om de functies voor verkoopautomatisering zelf te verkennen.