De mogelijkheden rondom de btw-heffingen zijn met de komst van versie 7 van Vtiger CRM sterk uitgebreid. Nu kun je ook je internationale handel inrichten. Deze artikel beschrijft de nieuwe mogelijkheden in Vtiger CRM versie 7 ten opzichte van Vtiger CRM versie 6.

Vanaf Vtiger CRM versie 6

In versie 6 van Vtiger CRM bestond er al de optie om verschillende btw-tarieven aan te maken en te activeren. Op de offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur maak je een keuze tussen belastingmodus Groep of Individueel.

Bij belastingmodus Groep worden geactiveerde btw-percentages geheven over het subtotaal. Handmatig kun je dit percentage aanpassen.

Voor het gebruik van belastingmodus ‘Individueel’ vink je op een product of dienst per btw-tarief aan of deze ook voor dat product of die dienst geheven wordt.  Op de offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur wordt vervolgens per product of dienst de bijbehorende btw opgehaald.

Naast deze btw-tarieven over producten en diensten, zijn er aparte btw-tarieven die over de afhandelings- en verzendkosten geheven worden.

Vanaf Vtiger CRM versie 7

In versie 7 van Vtiger CRM is bovengenoemde inrichting nog steeds aan de orde, maar er is veel nieuwe functionaliteit toegevoegd.

Belastingregio’s

Je kunt nu verschillende belasting regio’s voeren via de Belasting instellingen in Vtiger CRM. Hiermee regel je dat bepaalde belastingen (zie Belasting type (vast of veranderlijk)) en kortingen wel en niet worden geheven, afhankelijk van de bestemming. Denk bijvoorbeeld aan Nederland versus Intracommunautair.

De ingerichte regio’s zijn te selecteren op de volgende objecten:

• offerte
• verkooporder
• inkooporder
• factuur

Vervolgens zal Vtiger CRM automatisch de betreffende belastingen opnemen in de berekening. Als er geen regio gekozen is, gebruikt Vtiger CRM de standaard ingestelde belastingen.

Btw-tarieven: aanvullende kenmerken

1. Calculatiemethode

Per btw-tarief die je in het systeem aanbrengt, kun je nu kiezen tussen enkelvoudige (simple), samengestelde (compound) of deductieve (deductive) btw.

Enkelvoudige btw wordt direct over het subtotaal min korting geheven.

Samengestelde btw koppel je aan een enkelvoudige btw. De heffing vindt plaats over het bedrag na het heffen van de enkelvoudige btw.

Rekenvoorbeeld samengestelde btw

Stel

• Subtotaal min korting bedraagt €100,-
• Enkelvoudige btw A is 21%
• Samengestelde btw B is gekoppeld aan A en is 5%

Uitkomst

• A. levert een heffing op van €100*0,21 = €21
• B. levert een heffing op van €121*0,05= €6,05
• De te heffen btw wordt €27,05

Deductieve (deductive) btw tot slot heft een negatief percentage over  het subtotaal min korting. De deductieve btw staat als aparte regel onderaan de offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur. Let op: deductieve btw is niet per regio in te stellen. Wel kan deze op de offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur handmatig worden bijgesteld (mits het tarief actief is).

2. Belasting type (vast of veranderlijk)

Hier kun aangeven of een belastingtarief altijd hetzelfde is (vast) of per regio verschilt (veranderlijk). Kies je voor veranderlijk, dan geef je vervolgens een standaard-percentage in en per regio een eigen percentage. Op de offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur kiest de gebruiker bovenaan het productblok de regio die van toepassing is.

Wanneer een belasting-tarief is opgeslagen, verschijnt deze als vinkje op de productkaart. Dat was al zo in Vtiger CRM versie 6, om afwijkende btw-percentages tussen producten mogelijk te maken (belastingmodus Individueel). Dat is nu uitgebreid met de regio’s. Zodra je een belastingtarief op de productkaart aanvinkt, verschijnt de tabel met de verschillende regio’s. Je kunt op die plek het percentage nog aanpassen voor het specifieke product.

Zelf aanvullende kosten toevoegen

Naast de bekende Afhandelings- en verzendkosten kun je in Vtiger CRM versie 7 zelf aanvullende kosten aanmaken.

Let op: deze aanvullende kosten worden op de offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur niet apart getoond. U ziet ze pas uitgesplitst als u op de Afhandelings- en verzendkosten klikt.

Er is een onderscheid tussen kosten met een vaste prijs (Direct price) of kosten die een percentage van het subtotaal zijn (Percent). Dit percentage wordt geheven over het subtotaal min korting.

Bij de aanvullende kosten kun je opnieuw een type kiezen: vast of veranderlijk per regio. Dit werkt hetzelfde als bij de btw-tarieven.

Vervolgens wordt een aanvullende kostenpost zelf ook weer belast. Deze belastingen maak je apart aan (net zoals in Vtiger CRM versie 6) op dezelfde manier als de btw-tarieven over de producten en diensten. Bij de kostenpost is er een checkbox om aan te geven of überhaupt belasting over geheven moet worden. Zo ja, dan geef je vervolgens aan welke tarieven. (Let op: als je op het tarief de calculatie-methode samengesteld hebt gekozen, moet je het basis-belastingtarief èn het samengestelde tarief hier kiezen om dit ook echt uit te laten voeren.)

Wat vind je onderaan de streep?

Hieronder een overzicht van alle posten onderaan de streep op een offerte/ verkooporder/ inkooporder/ factuur. Dit overzicht gaat uit van de belastingmodus Groep. In het geval van Individuele modus valt de totaalpost btw weg (die wordt dan per regel berekend en is daardoor al opgenomen in het subtotaal).

Algemene opmerkingen

• Belastingen en aanvullende kosten kun je inactief maken, maar niet verwijderen.
• Als je PDF Maker gebruikt, zijn er beperkingen in welke details je standaard op een sjabloon kunt tonen. Het kan dan dat er aanvullende functies gemaakt moeten worden om een sjabloon naar wens te maken.
• Belastingen zijn een complex onderdeel van de instellingen en het gebruik van Vtiger CRM. Ondanks onze zorgvuldigheid kan dit artikel incorrectheden bevatten. Ook kan het zijn dat Vtiger CRM in jouw situatie op een andere manier moet worden ingericht. Aan dit artikel kan geen rechten worden ontleend.

Verhoging percentage btw laag 2019

Vanaf 1 januari 2019 wordt het lage btw-tarief in Nederland verhoogd van 6% naar 9%. Hoe geef je hieraan invulling in Vtiger CRM?

Aanpassen globaal

In de basis voer je deze wijziging op 1 januari door bij CRM instellingen > Inventaris >Tax management. Ga daar naar het btw laag tarief en wijzig dit.

Als je met regio’s werkt (dat kan vanaf Vtiger CRM versie 7) kun je dit aanpassen voor alleen voor regio NL. Dat doe je in de pop-up bij het wijzigen van het btw laag tarief. In de pop-up komt Belasting type dan te staan op Veranderlijk. Je krijgt dan een tabel te zien met belastingpercentages per regio.

Werk je met standaardkosten, zoals afhandeling- en verzendtoeslag, dan moet je hierover apart het tarief aanpassen.

Aanpassen per product/dienst

In Vtiger CRM staat de btw ook op de producten en dienst. Het percentage daarop is onafhankelijk van die in de CRM settings. Daarom dient elk product en elke dienst met tarief btw laag aangepast te worden.

Op offertes, verkooporders, inkooporders en facturen wordt in Vtiger CRM gekozen voor btw over het geheel of btw per product/dienst. Btw over het geheel is het meest gebruikt, met btw per product/dienst kan per product of dienst het btw-percentage afwijken.

Wordt er gewerkt met btw per product/dienst, dan is het aanpassen van btw laag op elk product en elke dienst noodzakelijk per 1 januari 2019.

Wordt er gewerkt met btw over het geheel, dan gaat het op offerte, verkooporder, inkooporder, factuur in principe goed zonder dat je het aanpast op de producten en  diensten. De aanpassing doe je dan ten behoeve van een correcte weergave in Vtiger CRM.

Overig

Werk je met een koppeling met bijvoorbeeld een webshop, ERP- of boekhoudsysteem? Neem dan tijdig contact met ons op om te overleggen over de nieuwe situatie.