Factureren en betalen met Vtiger CRM

• Track openstaande facturen via de lijstweergave.
• Maak printer-vriendelijke facturen en stuur deze aan uw klanten via e-mail.
• Vtiger rekent automatisch subtotaal, belastingen, aanpassingen en totaalbedragen uit.
• Vermijd dubbel werk door gebruik te maken van dynamisch beschikbare factuur- en verzendadressen van de klant bij het maken van facturen.
• Koppel facturen aan de juiste grootboekrekening voor een zorgeloze Boekhouding.
• Vtiger heeft standaard geen mogelijkheid om de betaling op facturen te registreren. Vicus heeft daarvoor de aanvullende module Betaling op facturen (plug-in) gemaakt.

Herhaalfacturen en abonnementen

Als je Diensten aanbiedt op basis van een licentiemodel dan heb je veel aan Verkooporders met een herhalingsfrequentie, bijvoorbeeld eenmaal per maand.

Deze Verkooporders worden vervolgens automatisch iedere maand omgezet in de juiste Facturen. Deze Facturen worden vervolgens geheel automatisch per email naar de klant verzonden.

Debiteurenbeheer

Via rapportages en gefilterde lijsten krijg je inzicht in de openstaande posten. Met werkstromen en e-mailtemplates richt je een strak debiteurenproces in. Denk hierbij aan het automatisch sturen van een herinnering per e-mail als een betaling nog niet is voldaan.

Creditnota

Een Creditnota stuur je als je een correcte wilt maken op een verzonden factuur. Meestal verlaagt het het gefactureerde bedrag. De standaard manier van vtiger voor creditnota’s is voor Nederlandse organisaties even wennen. Maak een nieuwe Factuur met een andere template van PDF Maker waaruit duidelijk blijkt dat het een creditnota is.

Creditnota module (add-on)

Als alternatief is er een Creditnota module. Daarmee wordt in een separate lijst met eigen nummering een creditnota aangemaakt. Deze wordt dan niet meegeteld in de normale totaaltellingen.

PDF Maker template met maatwerk (add-on)

Een derde alternatief is een combinatie van de nieuwe Factuur met PDF Maker en een patch in het systeem waardoor het mogelijk wordt om negatieve bedragen in te boeken.

Registreren van betalingen

Direct betalen van facturen via internetkassa van MultiSafepay (add-on)

Wanneer de factuur per e-mail wordt verzonden kan daarin een betaallink worden opgenomen. Wanner je klant daarop klikt kan hij direct de factuur online betalen.

Betaling op facturen registreren (add-on)

Vanuit vtiger CRM kun je prima Facturen sturen. Er is in de standaardversie van vtiger CRM helaas nog geen mogelijkheid om betalingen aan facturen te registreren.

Vicus heeft hiervoor een module ontwikkeld die inmiddels door vele klanten wordt gebruikt.

Importeren van bankbetalingen (add-on)

Vicus ontwikkelde een methode om gemakkelijk je maandelijkse mutatie-rapporten van de bank te importeren in de vtiger CRM module voor het registreren van betalingen.

Na het downloaden van je mutatie-rapport van de bank, plaats je dit rapport op een serverlocatie. Het systeem zorgt vervolgens voor de verdere afwerking, i.c. het aanmaken van betalingen in vtiger CRM. Debet-betalingen of betalingen met specifieke kenmerken kunnen daarbij worden genegeerd.

Voor diverse klanten zorgde Vicus ook dat de betaling vervolgens gekoppeld wordt aan de juiste factuur en, na volledige betaling, de factuur de status ‘Betaald’ krijgt. De module ondersteunt de importformaten van verschillende Nederlandse banken.