Rechten in Vtiger CRM

Het inrichten van rechten in Vtiger CRM kan ingewikkeld zijn. Vtiger CRM biedt uitgebreide mogelijkheden. Vooral als je Vtiger CRM voor het eerst gaat gebruiken, kun je je afvragen waar je moet beginnen. In deze blog laten we je zien hoe je dit aan kunt pakken.

Basisprincipes

• Ieder record (een organisatie, een verkoopkans, een agenda-afspraak etc) in Vtiger CRM heeft een gebruiker die verantwoordelijk voor hem is, een Vtiger CRM gebruiker.
• Iedere gebruiker in Vtiger CRM heeft een rol. Iemands rol heeft te maken met het doel, de reden dat deze persoon van Vtiger CRM gebruik maakt. Rollen hebben een hiërarchische component, dat wil zeggen dat erin vastligt dat iemand mensen onder of boven zich heeft om verantwoording aan af te leggen. Vtiger CRM wil dit weten, omdat daardoor bijvoorbeeld
  • de manager de verantwoordelijkheid voor een record kan verschuiven naar iemand anders in zijn team, maar niet omgekeerd.
  • de marketingmanager plus iedereen daaronder een rapport mag bekijken. Als er dan later een rol wordt toegevoegd onder de marketing manager, dan hoeft dat niet per rapport aangepaste worden.
• Een rol is verbonden aan één of meer profielen. Een profiel zit vol met checkboxen en schuifregelaars om voor alle modules, velden en speciale handelingen aan te geven wat wel en niet mag.
• Heeft een rol volgens het ene profiel geen recht op een module, maar volgens het andere (dat ook aan de rol gekoppeld is) wel, dan krijgt de gebruiker met die rol wel toegang tot die module.
• Naast gewone rechten, zijn er ‘admin’ rechten. Iemand met admin-rechten kan alle instellingen van Vtiger CRM veranderen, ongeacht welke rol hij heeft.

Waarom zijn rollen en profielen in Vtiger CRM los van elkaar?

Als dat niet zo was, moest je voor iedere rol veel van hetzelfde invullen. De salesmanager maakt bijvoorbeeld gebruik van dezelfde modules als de salesmedewerkers binnendienst en de account managers (onderliggende rollen). Nu kun je aan de drie rollen hetzelfde profiel koppelen en hoef je niet al die checkboxen en schuifregelaars te zetten voor elke rol.

Als je de salesmanager toch een extra recht wilt geven, dan kun je een aanvullend profiel voor hem maken met alleen dat recht. Het aanvullende profiel voeg je dan toe aan de salesmanager-rol, bovenop het profiel dat hij al heeft.

Overigens kun je in Vtiger CRM wel een profiel direct aan de rol relateren. Dit adviseren wij niet te doen, juist om bovenstaande redenen.

Hoe pak ik het aan?

Als je net begint met Vtiger CRM, dan zijn de volgende stappen goed om te nemen.

1. Maak een lijst met iedereen die vtiger gaat gebruiken
2. Bundel die gebruikers op basis van het doel waarmee zij vtiger gaan gebruiken (verkoop, marketing, support). Als het zo is dat medewerkers voor meerdere afdelingen (dus doelen) aan het werk gaan in vtiger, dan zal dit wat lastiger zijn. Er zijn dan twee mogelijkheden: de persoon krijgt meerdere inlogs voor vtiger, of er zullen gecombineerde rollen moeten komen (denk aan een rol Marketing-sales). De doelen kun je in een kolom na de naam van de personen zetten.
3. Voeg hiërarchie toe: wie legt verantwoording af aan wie? Misschien is jullie team niet hiërarchisch, dan kan je dit weglaten en wordt je rollenindeling eenvoudiger. Zet de (functie)naam van degene aan wie verantwoording wordt afgelegd in een volgende kolom.
4. Maak nu voor elke module die je wilt gaan gebruiken in vtiger een kolom aan en kruis vervolgens per bundel van personen met hetzelfde doel aan welke module zij nodig hebben om hun doelen in vtiger uit te voeren.
5. Nu is je overzicht compleet en kun je aan te slag in vtiger. Maak eerst profielen aan, dan kun bij het aanmaken van de rollen gelijk het juiste profiel/de juiste profielen meegeven. Vtiger heeft zelf al een aantal standaard profielen, die kun je (her)gebruiken. Vernoem je profiel naar het doel van de mensen waarvoor je het maakt en zet in het profiel de benodigde modules aan en de rest uit. Laat om te beginnen de velden ongemoeid, maar zet de speciale handelingen (import, export etc.) uit.
6. Nu kun je de rollen aanmaken. In vtiger ziet het scherm met rollen er uit als een organogram met bovenaan ‘Organization’ en daaronder ‘CEO’. Die twee zijn standaard en het is niet aan te raden die de verwijderen. Onder CEO geeft vtiger al enkele standaard rollen mee, die kun je (her)gebruiken. Kies bij Privileges ‘Gebruik privileges vanuit bestaand profiel’ . Vervolgens kun je je profielen aan de rol relateren.
7. Test nu of het gewenste effect bereikt is: heeft Irma van sales nu inderdaad recht op de juiste modules en niet op modules waar ze niet hoeft te zijn?

Nu heb je een goed basis staan waarmee je in een later stadium gemakkelijk aanvullende wensen kunt doorvoeren.

Aanvullende adviezen

Het is aan te raden om een gebruiker met admin-rechten apart te houden, dat wil zeggen dat iemand alleen inlogt als gebruiker met admin-rechten met als doel ook echt met die instellingen aan de slag te gaan.