Uren registreren en factureren met Vtiger CRM

Voor het voeren van een urenadministratie en vervolgens rapporteren of factureren zijn er een aantal modules die interessant zijn. Samen vormen ze een volledige urenadminstratie.

Let op dit werkt alleen in versie 5 van Vtiger CRM. Zie onze Vtiger handleiding voor een oplossing in Vtiger CRM versies 6 en 7.

De door Vicus in Vtiger CRM voorgestelde oplossing werk als volgt:

Stap 1: Offerte aanmaken en versturen

Er wordt een offerte gemaakt die wordt opgesteld als diensten met uren x tarief. Desgewenst wordt een vaste prijs geoffreerd. Immers middels een template kan worden bepaald welke gegevens uit de offerte aan de prospect wordt gepresenteerd (alle details, of slechts het eindbedrag). De onderliggende data staat in de database.

Stap 2: Verkooporder aanmaken, na akkoord offerte

De Verkooporders wordt in 1 stap gemaakt vanuit de offerte. Dit is de representatie van de overeenkomst met de klant.

Stap 3: Project aanmaken

na de Verkooporders wordt een Project aangemaakt. Het project bevat al de dit onderdeel relevante gegevens zoals urenbudget. Desgewenst worden er Projecttaken aan het project toegevoegd om dit nader te verbijzonderen.

Stap 4: Werken en uren registreren

Medewerkers doen hun werk en schrijven hun uren op het project of op specifieke taken. Bovendien kan op diverse administratieve codes (configureerbaar) uren worden geschreven. De velden op de urenkaart kunnen naar wens worden uitgezet om het scherm te vereenvoudigen.

Stap 5: Uren beoordelen en factureerbaar stellen

In deze stap worden de uren naar gewenste selectie gepresenteerd en naar keuze verzonden naar een verkooporder of factuur. De verkooporder kan in gegeven gevallen worden gebruikt om met de juiste template als urenbriefje ter accordering aan de klant te sturen alvorens te factureren.

Een verkooporder wordt immers met 1 klik een factuur.

Selecteer hieruit 3 urenregels om te factureren

en sturen ze naar de factuur

Stap 6: Factuur afronden en verzenden

Er zijn twee facturen gemaakt, want 2 verschillende klanten (wordt NL versie).

Klik op de eerste factuur geeft het resultaat. De betreffende factuur kan vervolgens nog worden bewerkt.

Bijvoorbeeld om alsnog het tarief bij te werken of de uren commercieel af te ronden.
De uiteindelijke weergave van de factuur richting klant hangt af van de gewenste vormgeving van de template.

Stap 7 : Rapportages

Via de rapportagemodule van Vtiger CRM kunnen allerhande reports worden samengesteld en bekeken.

Bijvoorbeeld:

Uren gefactureerd deze maand/kwartaal/jaar

Wat heeft u nodig?

• Basisinstallatie Vtiger CRM
• Module Urenregistratie
• Module Urenfacturatie
• Module Betaling op facturen (plug-in)
• De bestede uren per project in de projectkaart opnemen
• Genereer project uit Verkooporder
• Module PDF-maker om facturen en Verkooporder/urenbriefjes templates fraaier vorm te geven
• Vtiger Workshop (gegeven door Vicus)  om e.e.a. goed in de vingers te krijgen.