Vtiger CRM Implementatie checklijst

Nadat je jouw CRM-doelstellingen hebt bepaald wil je weten welke modules en configuraties je nodig hebt voor jouw optimale vtiger CRM systeem.
Een mogelijk globale uitsplitsing ten behoeve van implementaties zou kunnen zijn:

Verkoopgeoriënteerd

Deze vorm van CRM-implementatie zal voornamelijk worden gebruikt door het verkoopteam binnen het bedrijf als een centraal verkoopinformatiesysteem (Sales Information System).

De gehele verkoopcyclus wordt bijgehouden van Leads (van marketing activiteiten) of cold/canvas (koud of warm), conversie naar Verkoopkansen (Prospects/Opportunities) en uiteindelijke omzetting in Orders.

De Inventory Modules zoals Producten, Offertes, Orders en Facturen zullen worden gebruikt, maar zullen waarschijnlijk worden overgelaten aan de verkoop binnendienst (Sales Support-team).

Ondersteuningsgericht

Deze vorm van CRM-implementatie is een logische vervolg van de keuze voor een zuivere verkoopaanpak.

Na het opbouwen van een portefeuille van klanten, start het verkoopteam met het beter beheren van hun klanten.

Daarvoor zouden de modules Leads, Verkoopkansen, Contactpersonen, Facturen al zijn ingevuld en zal de verkoop binnendienst een duidelijk beeld hebben van de behoefte van bestaande klanten.

Vtiger of andere vorm van workflow (Sales Automation) zullen dan helpen om regelmatig contact te houden met klanten om zo meer inzicht in hun wensen en eisen te krijgen.

Ordermanagement gericht

Dit is een combinatie van zowel verkoop- en ondersteunende acties, geschikt voor gebruik in middelgrote tot grote bedrijven met separaat verkoopteam en administratieve ondersteuning.

Door het instellen van de autorisaties ( rollen en profielen voor twee aparte afdelingen) kan iedere afdeling zicht richten op de voor haar relevante taken.

• De Inputmodules (Leads, Verkoopkansen, Contactpersonen, Organisaties) zullen volledig worden beheerd door het verkoopteam.
• De Voorraad-gerelateerde modules (Producten, Offertes, Orders, Facturen) zullen volledig worden beheerd door de administratieve ondersteuning.
• De Ondersteuningsmodules (Notities, Tickets) zullen vaak worden gebruikt door zowel het verkoopteam als het administratieve team voor communicatie doeleinden.
  Persoonlijke / Team Management Tools (Agenda, Activiteiten, E-mails, Dashboard, RSS, Rapportages zullen zorgvuldig worden ingezet door alle medewerkers.

CRM-succes meten

Verkoopmanagers werken graag met prestatie indicatoren (KPI = Key Performance Indicators). Met aanvullende modules zoals Sales Targets en Sales Forecast leg je doelstellingen vast en registreer je gerealiseerde resultaten.

Informatie Structuur

Documenteer het huidige aantal manuren dat nodig is om een klantenbestand (dat is inclusief hun contactgegevens, project (en) of verkoopvolume van status, et cetera) te verkrijgen.

Verkoopvolume

Documenteer de frequentie en het volume dat klanten bij je kopen per jaar.

Klanttevredenheid

Documenteer het aantal klachten, follow-up reizen en andere “out-of-sales-cycle” gebeurtenissen. Door het verkrijgen van de bovengenoemde basisfeiten wordt snel de toename / afname van de effectiviteit van het sales team inzichtelijk.

Stappenplan (adviseurs van Vicus kunnen je hierbij helpen)

• Bepaal de eerste pilot-gebruikers.
• Bepaal de marketing- verkoop en klantenservice processen die zullen worden aangepakt.
• Bepaal taal(en) voor de gebruikersinterface.
• Begin met een paar processen en richt deze samen met Vicus goed in binnen vtiger. Ga van daaruit verder met implementeren/uitrollen.
• Identificeer de opleidingsbehoeften.
• Documenteer de processen en werkstromen voor de gebruikers (zoals toegang tot facturen, inzendingen van de activiteiten, toewijzing van potentialen).
• Ontwikkel trainingsmateriaal en voer het plan uit.

Bepaal behoefte aan gegevens

• Bepaal de verschillende bestandsinvoer (import), uitvoer (export), en data-integratie die nodig is.
• Bereid bestandsinvoer voor.

Bepaal Bedrijfsspecifieke aanpassingen

• Bepaal of voorwaarden, formulieren, et cetera moeten worden aangepast aan specifieke branche of bedrijf specifieke eisen tegemoet te komen.
• Evalueer vtiger met belangrijkste gebruikers.
• Bepaal of bepaalde aanpassingen nodig zijn voor lokalisatie doeleinden (bijv. plaats bieden aan bepaalde zakelijke praktijken of wettelijke voorschriften).