Met de module Bankbestanden voor Vtiger kunnen bankbestanden van bestandsformaat mt940(MUT) geïmporteerd worden als Vtiger Betalingen. De betalingen kunnen zo in Vtiger geregistreerd worden èn gekoppeld worden aan de betreffende Vtiger factuur op basis van het factuurnummer.

Er is een controle op betalingen die al in Vtiger aanwezig zijn, deze worden niet opnieuw toegevoegd.

Tevens voorziet deze module in een herberekening van de factuurbalans en wordt de status van de factuur in vtiger gezet naar ‘Deels betaald’, ‘Betaald’ of ‘Te veel betaald’.

Wat je moet weten

• Deze module is geschikt voor Vtiger versie 7.x in combinatie met de module Betalingen voor Vtiger (VebPayments).
• De import is getest met importbestanden van ING en Rabo (MT940 versie voorjaar 2019).
• Alleen de ontvangsten (credit) worden geïmporteerd, niet de uitgaven (debet) uit het bankbestand.
• Voor herkenning gebruikt de module voor factuurnummering de standaard nummering van Vtiger, zoals geconfigureerd in Vtiger, normaliter met een vaste prefix van drie letters gevolgd door een reeks cijfers.

Uploaden van een bankbestand

• Ga in het menu naar Levering (Engels: Inventory) → Bankbestanden
• Klik op Meer→Upload bankfile
• Er verschijnt een pop-up met daarin de knop ‘Selecteer bestand van mijn computer’. Gebruik dit om het bankbestand te selecteren en klik op ‘Upload’.

Als het bestand wordt herkend als een bankbestand (extensie .940 of .swi), zie je een succesmelding. Tevens zie je een bankfile-record verschijnen met de status ‘Wachten’. De status zal op ‘Wachten’ blijven, tot het bestand verwerkt wordt. Standaard worden de bestanden die in de wacht staan iedere 15 minuten verwerkt. Deze frequentie is aan te passen in de CRM instellingen.

Na de verwerking

Het vtiger bankbestand

Als het bankbestand is verwerkt, wordt de status van het vtiger bankbestand ‘Verwerkt’.
De betalingen die in vtiger nieuw zijn aangemaakt, zijn gekoppeld aan het betreffende vtiger bankbestand.

Het kan zijn dat de aangeboden betalingen al als vtiger betaling aanwezig waren. In dat geval zijn ze niet nogmaals aangemaakt, maar zie je in de log van het vtiger bankbestand de melding ‘Niet geïmporteerd-betaling bestaat al’.

De Vtiger betaling

Op de vtiger betaling zie je een koppeling naar een Vtiger factuur òf een melding in het veld ‘Systeemmelding’ met de reden dat er niet gekoppeld is.

De vtiger factuur

In de Vtiger factuur die aan een Vtiger betaling gekoppeld is, zie je:

• Dat de velden ‘Ontvangen’ en ‘Openstaand’ zijn bijgewerkt.
• Dat de status is bijgewerkt naar ‘Deels betaald’, ‘Betaald’ of ‘Te veel betaald’.