Records ontdubbelen met Vtiger CRM

Dubbel voorkomende records  is   één van de  meest voorkomende ongemakken  binnen softwaregebruik. Met name  binnen het datamanagement. Duplicaten hebben een  negatief effect  op de productiviteit. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van importbestanden en automatische leadgeneratie zoals bij WebVisitAnalyser. Het kan dan  snel voorkomen dat leads dubbel in het CRM-systeem staan. Het kan ook gebeuren dat ze als lead worden aangemaakt, terwijl ze al wel bekend zijn bij de organisatie. Hoe beter de data op orde is, hoe kleiner de kans dat gegevens dubbel worden vermeld.

Waar zit dan precies het probleem?

Naast het feit dat je data niet klopt zijn er nog een aantal andere problemen. Stel, het gaat om een lead. Een lead moet opgevolgd worden. Wanneer één lead twee keer in het systeem staat, is er ook een kans dat twee van jouw werknemers achter dezelfde potentiële klant aangaan. Dit kost niet alleen dubbel zoveel tijd, de mogelijke klant wordt ook vaker benaderd dan noodzakelijk. Daarnaast kunnen er twee totaal verschillende vervolgtrajecten ontstaan.  De buyer journey wordt vertraagd en in het ergste geval komt er geen nieuwe klant bij.

Wanneer het gaat om dubbele klantrecords kunnen er weer hele andere, pijnlijke, situaties ontstaan. Doordat je de verkeerde record hebt gepakt, benader je de klant ook op de verkeerde manier. Zo kan het lijken alsof de klant relatief onbekend is binnen jouw organisatie omdat de klantkaart zo goed als leeg is. Je benadert die klant dus ook op die manier. Had de accountmanager de juiste klantkaart gepakt, dan was opgemerkt dat deze klant al producten of diensten bij jou afneemt. De klantervaring is dan negatief. Ondanks dat het een trouwe klant is die altijd op tijd de factuur voldoet, wordt degene benaderd als een onbekende.

Vtiger ontdubbelfunctie bespaart tijd.

De ‘vervuiling’  veroorzaakt door dubbele records wordt binnen Vtiger open source CRM automatisch tegengegaan. Je kunt zelf instellen op welke criteria Vtiger dat voor je moet doen. Vtiger CRM controleert bij het aanmaken van een record dan automatisch of er een duplicaat aanwezig is en staat niet toe om dit duplicaat op te slaan.

Lead deduplicator (add-on)

De lead deduplicator binnen Vtiger CRM beschermt jouw CRM 24/7 tegen duplicaten van alle bronnen. Vicus stelt voor jou de criteria binnen Vtiger CRM in waaraan een specifiek record moet voldoen om automatisch aangemerkt te worden als duplicaat. Denk bijvoorbeeld aan een match op dezelfde voornamen en achternamen en bedrijfsnaam. Vicus zorgt ervoor dat van deze unieke combinaties er slechts één in het CRM-systeem voorkomt. De lead deduplicator tool werkt op de achtergrond en voorkomt duplicaten van alle automatische imports of koppelingen, niet alleen van een CSV-bestand .De detectie van dubbele duplicaat records geeft je de mogelijkheid om duplicaten op te sporen en records samen te voegen.

De functie ‘Samenvoegen’ helpt je bij het beheren van het verbruik van de systeemopslag en het behouden van de kwaliteit van de gegevens door het systeem vrij te maken van oude, verouderde of incorrecte data. Detectieregels kunnen voor verschillende soorten records worden aangepast, inclusief aangepaste (custom) eenheden.