Toegangsbeheer en Rollen in Vtiger CRM

Elke gebruiker vertegenwoordigt een medewerker van je organisatie die toegang heeft tot het CRM-systeem. De beveiligingsadministratie (Security Administration) van gebruikers vormt de kern van CRM security management en wordt gebruikt om de toegang tot het CRM-systeem voor elke gebruiker te beheren. Vtiger CRM biedt een permissie-systeem om van elk type van CRM-gegevens te bepalen wie je toelaat om informatie te bekijken, bewerken, verwijderen of aan te maken.

Gebruikers

Vtiger CRM kent twee soorten gebruikers:

• Beheerder (Administrator): heeft onder andere rechten om nieuwe gebruikers te registreren, toepassingen en modules toe te wijzen en gebruikers uit te sluiten.
• Gebruiker: heeft een beperkte toegang en kan alleen gebruik maken van toepassingen die door de administrator open zijn gesteld.

Privileges

Wanneer je een gebruiker toevoegt moet je de rol selecteren. De privileges van een gebruiker zijn afhankelijk van de rol die de administrator toewijst. Je kunt een gebruiker ook administrator privileges toekennen.

De informatie voor gebruikers is normaal gesproken niet zichtbaar voor andere gebruikers. Vtiger biedt een uitgebreid rollensysteem waarbij op allerlei niveaus (van moduleniveau tot veldwaardeniveau) kan worden ingericht wie welke informatie mag zien of aanpassen.

Profielen, Rollen en Groepen

Rollen, Profielen en Groepen worden gebruikt om privileges gemakkelijker te beheren voor meerdere Gebruikers en Beheerders. Hierdoor is het niet meer nodig om alle rechten voor elke gebruiker afzonderlijk in te stellen. In plaats daarvan kun je de rechten instellen voor een profiel.

Vervolgens kun je dit profiel gebruiken voor meerdere Gebruikers en Rollen. Rollen zijn hiërarchisch geordend en een gebruiker kan meerdere Rollen hebben. Dit biedt een efficiënte manier om rechten toe te wijzen aan Gebruikers en Beheerders die meerdere Rollen uitoefenen.

Profielen

Profielen zijn sets van permissies om CRM operaties te mogen uitvoeren en kunnen worden toegewezen aan Gebruikers. Profielen maken het gemakkelijker om gedetailleerde beveiligingsrechten in te stellen zonder deze individueel voor elke Gebruiker te hoeven onderhouden.

Specifieke beveiligingsrechten kunnen éénmaal worden toegekend in een Profiel en kunnen vervolgens zo nodig worden toegewezen aan Gebruikers.

Rollen

Met de Rol-gebaseerde beveiliging kun je de beveiliging instellen met behulp van hiërarchische rollen. Deze Rollen omvatten de verantwoordelijkheden van de Gebruikers en Beheerders in de organisatie. Elke Rol is gelinkt met 1 of meer Profielen, dat wil zeggen een verzameling van beveiligingsrechten. De Rollen worden vervolgens toegewezen aan Gebruikers.

Een goed beveiligingsbeheer met Rol-gebaseerde beveiliging begint met het bepalen van de bewerkingen die moeten worden uitgevoerd door personen in bepaalde functies en het correct toewijzen van Rollen aan Gebruikers.

Vicus heeft ervaring met het goed in kaart brengen van de functiescheiding en verdeling in Rollen. Vraag de Vicus Vtiger CRM Servicedesk om je te helpen de rechten, rollen en profielen goed in te richten.

Groepen

Naast het beperken van de bevoegdheden voor elk type van gegevens biedt vtiger CRM de mogelijkheid om voor specifieke Groepen (Groups) toegang te regelen tot gegevens. Wellicht wil je namelijk de toegang tot gegevens van een specifiek klantdossier zo inregelen dat alleen bepaalde personen deze gegevens kunnen inzien.

Voor een betere beheersbaarheid biedt vtiger CRM de mogelijkheid om Gebruikers en Rollen in Groepen te verzamelen. Specifieke gegevens kunnen worden toegewezen aan specifieke Groepen zodat iedereen die onderdeel is van de groep toegang tot die gegevens heeft.

Toegang gedeelde elementen

Het toegangsbeheer (Sharing Access) wordt ook gebruikt voor het instellen van het niveau van delen tussen gebruikers onderling. Kan bijvoorbeeld een verkoper andermans Leads zien?

Standaard kunnen alle gebruikers alle CRM-records zien, zelfs als een record niet aan hen is toegewezen. Via het instellen van toegangsbeheer op gedeelde elementen stel jede toegangsrechten in voor elk type CRM-gegevens.

Veldtoegang

Veldtoegang (Field Access) wordt gewoonlijk gebruikt voor de zichtbaarheid van bepaalde velden binnen elke module voor de gebruikers. Gebruik deze functie om specifieke velden of veldwaarden voor delen van de organisatie te verbergen. De standaardinstellingen van veldtoegang omvatten ook eigen velden die je eerder hebt gemaakt. Standaard is vtiger geconfigureerd om alle gegevens aan alle Gebruikers in het CRM-systeem weer te geven.

Het inrichten van rechten en rollen kan zeer complex worden als je echt van alle mogelijkheden gebruik wilt maken. We helpen je graag verder om dit goed in te regelen voor jouw organisatie.

Directory services – LDAP en Active Directory (add-ons)

LDAP en Active Directory zijn technieken die gebruikers authenticatie en autorisatie ondersteunen en waar meerdere applicaties tegelijkertijd gebruik van kunnen maken.

Door met meerdere applicaties (zoals e-mail, webmail, vtiger, netwerk login etc.) van één gezamenlijke LDAP server gebruik te maken biedt dat zowel de systeembeheerder als de eindgebruiker grote voordelen.

De beheerder hoeft slechts op één plek binnen de organisatie gebruikersnamen en wachtwoorden bij te houden en kan ook op één plek gebruikers autoriseren of verwijderen. Een gebruiker hoeft slechts één gebruikersnaam plus wachtwoord te onthouden in plaats van voor iedere afzonderlijke applicatie een specifieke gebruikersnaam met wachtwoord.

LDAP wordt door de meeste softwareleveranciers en veel applicaties ondersteund. Hiervoor moet wel de core code van vtiger worden aangepast.