Voor CAD2M implementeerde Vicus Vtiger al in 2012 en koppelde aan King. CAD2M beheert voorraad, gebruikt tickets en het klantportaal.
Als onderdeel van een integraal plan van aanpak, maakte Vicus, op het snijvlak van automatisering en organisatie-ontwikkeling, een grondige inventarisatie van de werkzaamheden voor de medewerkers en partners en de door hen gebruikte systemen. Vicus organiseerde daarvoor onder andere diepgaande workshops en informatiesessies in een trainingslokaal van CAD2M.
Hierbij werd het hele bedrijf actief betrokken bij de problematiek en bij de oplossing. Het advies van Vicus bestond onder andere uit het gedetailleerd bepalen van alle gegevenssets die leidend moesten zijn voor objecten en het vaststellen van alle werkstromen, autorisaties en te implementeren processen.
Medewerkers voelen zich nauw betrokken bij het ‘eindproduct'
Een belangrijk voordeel van de huidige werkwijze is dat de medewerkers zich weer nauw betrokken voelen bij het ‘eindproduct’. Waarbij ze nog steeds veel handelingsvrijheid hebben maar ook meer waardering voor hun persoonlijke toegevoegde waarde.
Hierdoor werden zowel de efficiency als het werkplezier in belangrijke mate verhoogd en is er binnen CAD2M een belangrijke cultuuromslag gebaseerd op teamwork gerealiseerd.
De uitdaging van CAD2M
Binnen CAD2M staat de klant centraal met zijn processen en het op grond daarvan geven van goede adviezen en een snelle verwerking van klantengegevens. O.a. door een snelle groei van het aantal opdrachten en medewerkers besteedde CAD2M voorheen weinig aandacht aan de interne werkprocessen met een efficiënte onderlinge afstemming en uitwisseling van administratieve en projecttechnische informatie.
Daarnaast werd specialistische kennis te weinig gedeeld waardoor deze deels verloren dreigde te gaan, ook al omdat kennis opgedaan op de locatie van een klant pas na afloop van het project beschikbaar gemaakt kon worden voor collega’s. Deze combinatie van factoren zorgde voor ‘eilandjes’, veel dubbel werk en onderlinge onduidelijkheid en had een negatieve invloed op de efficiency en het werkplezier binnen het bedrijf.
Gefaseerde aanpak
Omdat het een complex en organisatorisch ingrijpend project betrof werd gekozen voor een duidelijke opdeling in opeenvolgende fasen.
- vrijwel volledig geautomatiseerde en geïntegreerde informatie-uitwisseling.
- online toegang tot operationele gegevens voor medewerkers.
- voor iedereen transparante werkwijze en slechts eenmalige vastlegging van klantgebonden informatie.
- cultuuromslag gebaseerd op decentraal werken, kennisdeling en een versterkt “wij-gevoel”.
- aantoonbare efficiencyverhoging.
Na de implementatie begeleidde Vicus de medewerkers intensief bij het gebruik van de oplossing. De systeembeheerder werd getraind zodat deze diverse technische werkzaamheden nu zelf kan uitvoeren en functionaliteiten kan toevoegen.
Fase 1: Inrichten relatiebeheer
In de eerste fase adviseerde, ontwikkelde en implementeerde Vicus een oplossing waarmee elke medewerker online alle relatie-informatie (over klanten en leads) kan opvragen en verwerken. En waarbij elke medewerker zelf verantwoordelijk is voor het proces vanaf leadopvolging tot en met het opstellen van de eerste (project)facturen.
Fase 2: Integratie processen verkoop en financiële administratie
In de tweede projectfase adviseerde Vicus CAD2M over de integratie van de verkoopprocessen en de financieel/ administratieve processen. Vervolgens verzorgde Vicus de ontwikkeling en implementatie van de hiervoor benodigde software waaronder de open source software vtiger CRM.
Fase 3: Koppeling backoffice King
In fase 3 koppelde Vicus vtiger aan de bestaande King software. Daardoor worden klanten automatisch als Debiteur in de King administratie opgenomen en worden in vtiger gemaakte facturen automatisch in King geboekt. In King geregistreerde betalingen worden doorgezet naar vtiger. CRM is hiermee leidend voor klanten en facturen. King is leidend voor de betalingen.
Fase 4: Optimaliseren klantenservice
In fase 4 optimaliseert CAD2M haar klantenservice door samen met Vicus het vtiger klantportaal te implementeren. Klanten kunnen nu 24/7 problemen melden en de status van de gemelde problemen raadplegen.
Fase 5: Implementeren magazijn- en voorraadbeheer
Voor CAD2M is het de complete oplossing voor ons magazijn- en voorraadbeheer. Zo is het voor ons nu mogelijk om artikelen in verschillende magazijnen op te voeren. We kunnen de voorraden vervolgens beheren door het registreren van goederenontvangsten, uitgiftes en omboekingen van het ene naar het andere magazijn.”
- Voorraden werden voorheen bijgehouden in losstaand systeem
- Hierdoor was bij aanmaken verkooporder in vtiger geen inzicht in productvoorraad
- Deelleveringen kunnen nu wel worden uitgevoerd
- Synchronisatie in artikelnummering tussen King administratie, vtiger en andere systemen
Diverse scenario's getest
“Voordat we aan de slag zijn gegaan met de vtiger Magazijnbeheer module hebben we eerst samen met Vicus in een testomgeving een aantal scenario's uitgeprobeerd. Dit hebben we gedaan om intern alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en om zo te bepalen welke werkwijze voor onze organisatie het beste is.”
Overzicht inkomende en uitgaande goederen
“De Magazijnbeheermodule binnen vtiger geeft ons een compleet overzicht van de te verwachten inkomende en uitgaande goederen. Hierdoor kunnen onze magazijnmedewerkers in hetzelfde systeem werken als de rest van de organisatie.”
Deelleveringen helder geadministreerd
Bijkomend voordeel voor CAD2M is dat we nu een veel beter inzicht hebben in deelleveringen. Het aanmaken van leveringen is een aanvullend onderdeel op het standaardproces van verkoopkans-offerte-verkooporder-factuur van de vtiger salesfunnel. Een levering kan na een verkooporder of factuur worden toegevoegd en representeert de feitelijke levering aan de klant.
Met de Magazijnbeheer module kan CAD2M vastleggen dat een deel van de verkooporder is afgeleverd. Als er een levering wordt aangemaakt worden er automatisch ook uitgiftes aangemaakt waardoor de voorraad wordt bijgewerkt. Een nevenvoordeel van het vastleggen van leveringen is ook dat er met behulp van PDF Maker pakbonnen kunnen worden meegezonden met een levering.
De mogelijkheid om bestellingen in delen te kunnen afleveren helpt ons de klant beter en sneller te bedienen. Een product dat later in ons magazijn arriveert hoeft dan niet de hele levering te stoppen. Deelleveren konden we al, dit was geen probleem. Het proces is nu voor ons alleen veel inzichtelijker geworden. Hierdoor hebben we meer controle over het proces in plaats van dat we afhankelijk zijn van personen”.
Integratie met alle relevante vtiger modules
De Magazijnbeheermodule is geïntegreerd met alle relevante vtiger modules zoals verkooporders, producten en facturen. Groot voordeel hiervan is dat vanuit elk van deze modules een overzicht kan worden opgevraagd en de juiste handelingen kunnen worden verricht.
Zo kan CAD2M vanuit een verkooporder zien hoeveel producten er beschikbaar zijn – deze kunnen dan worden afgeleverd, in bestelling zijn, niet beschikbaar zijn – deze kunnen dan worden besteld – en welke producten reeds afgeleverd of gefactureerd zijn. Op basis van deze beschikbare informatie kan CAD2M de juiste beslissingen nemen.
Gemak, snelheid en overzicht
“Tenslotte wil ik aangeven dat we nu bij een product ook kunnen zien hoe de voorraad tot stand is gekomen. Samengevat geeft de vtiger Magazijnbeheer Module CAD2M meer overzicht zodat we sneller kunnen handelen. Alle losse systemen die we gebruiken voor het bijhouden van voorraden zijn met deze vtiger oplossing overbodig geworden”.
'Magazijnbeheer' binnen Vtiger CRM bestaat uit 7 onderdelen:
- Magazijnen
- Magazijntransities
- Uitgiftekaart
- Ontvangstkaart
- Voorraadinslag
- Voorraaduitslag
- Leverbonnen
