Krachtige e-mail functionaliteit Vtiger CRM

Rondom vtiger krijgen wij veel vragen over de e-mail functionaliteit. In deze blog gaan we daarom eens dieper in op dit onderwerp. Zo leggen wij onder meer uit waarom hoe je kunt zorgen dat het versturen van e-mail vanuit vtiger goed gaat.

E-mail functionaliteit is uitgebreid

We kunnen de volgende vormen van e-mail onderscheiden zoals:

• de normale e-mail met al dan niet een cc of bcc (user driven);
• getriggerde e-mails vanuit werkstromen (event driven);
• nieuwsbrieven;
• auto responders (automatisch antwoord sturen op een binnenkomende e-mail).

Geen enkel systeem is honderd procent geschikt voor het versturen van alle vormen van e-mail. Net als je wel een hamer, maar liever geen schoen gebruikt om een spijker in de muur te slaan, zul je ook bij elke vorm van e-mail functionaliteit de juiste oplossing moeten kiezen.

Vtiger is een CRM-systeem

Vtiger is een CRM (Customer Relationship Management)-systeem en daarmee uitermate geschikt om informatie over mensen en organisaties vast te leggen, te delen binnen de organisatie en te profileren. Door de hoeveelheid informatie die over relaties kan worden opgeslagen kan vtiger goed worden ingezet om op basis van die profielinformatie per e-mail te communiceren.

Individuele e-mails vanuit vtiger

Vtiger stuurt een e-mail naar meerdere geadresseerden als separate e-mails. De ontvanger kan dus niet zien dat iemand anders dezelfde e-mail ook heeft ontvangen. Daarnaast biedt het gebruik van e-mail binnen de vtiger applicatie het voordeel dat de e-mail op een eenvoudige wijze gerelateerd (dit gebeurt automatisch; het gaat tenslotte om het verzenden van e-mail) kan worden aan contacten en organisaties waardoor je overzicht houdt op de communicatie met de klanten. Als je een externe mail-client met eigen e-mail functionaliteit (Outlook, Thunderbird, Webmail) gebruikt is dat veel lastiger en bewerkelijker.

Voorbeeld:

• Stuur een e-mail naar een relatie, met een kopie (cc) naar een collega. Dat kan prima met de ingebouwde e-mailmanager van vtiger. De normale route is om vanaf een contactpersoon (of account, lead en diverse andere kaarten) op de knop ‘stuur e-mail’ te klikken.

Getriggerde e-mail vanuit werkstromen (event driven)

Op basis van bepaalde voorwaarden kan een taak binnen een werkstroom worden opgestart. Een van de mogelijkheden is om een e-mail te sturen op basis van een sjabloon. In de sjabloon kunnen velden uit de database worden gebruikt. Zo kan een e-mail gepersonaliseerd worden verzonden.

Het verzenden van getriggerde mails naar één enkele geadresseerde werkt in de praktijk prima. Voor grotere hoeveelheden is dit proces niet gemaakt. E-mails verzonden vanuit werkstromen lopen over het algemeen prima totdat er een hapering in het proces optreedt zoals bijvoorbeeld een ongeldig geformatteerd e-mailadres of een vreemde of ongewenste response vanuit een extern aangeroepen webservice. Het is dus zaak om de batches niet te groot te maken; liefst nog individueel te houden (waar het voor bedacht is).

Voorbeelden:

• Stuur automatisch een e-mail als een relatie jarig is of een herinnering over een openstaande factuur. Dat kan prima met een werkstroom.

E-mailnieuwsbrief

Het versturen van een nieuwsbrief per e-mail klinkt als bulkmail. En inderdaad, het gaat vaak om een zeker volume. Daarvoor is vtiger minder geschikt.

Een e-mailnieuwsbrief wordt meestal op regelmatige basis verzonden, bijvoorbeeld elke maand. De inhoud hangt af van de doelstelling. Een informatieve nieuwsbrief is het meest geschikt om loyaliteit bij uw relaties te krijgen. Met het regelmatig versturen van een dergelijke nieuwsbrief komt u onder de aandacht van uw klanten. Als de informatie relevant is, krijgen zij een prettig gevoel bij uw bedrijf. De nieuwsbrief hoeft niet alleen maar informatief te zijn; het kan in beperkte mate ook de aandacht vestigen op enkele producten, diensten of aanbiedingen.

Een verkoopgerichte nieuwsbrief vestigt de aandacht op (nieuwe) producten en aanbiedingen. Met deze nieuwsbrief kunt u uw verkoop stimuleren.

Het is theoretisch en technisch wel mogelijk om grotere hoeveelheden e-mail via werkstromen te verzenden, Echter, als er iets fout gaat zijn er geen hulpmiddelen voor een normale gebruiker om de voortgang te volgen of bij fouten in te grijpen. Dan heb je dus de hulp nodig van een techneut.

Let op: de e-mail functionaliteit in vtiger maakt het nog geen nieuwsbriefsysteem, daarvoor zijn betere programma’s zoals MailChimp of PHPlist. Een koppeling met vtiger voor de profilering is wel handig.

Vtiger MailChimp koppeling

Zoals in de vorige paragraaf beschreven is vtiger niet ontworpen als nieuwsbrief / bulkmail verzender. Daarvoor adviseren we een koppeling van vtiger met MailChimp. Een van de redenen om een pakket zoals MailChimp te gebruiken is – indien u grotere hoeveelheden mail met uw eigen mailserver verstuurt – dat de kans bestaat dat die server door anderen als bron van spam wordt aangemerkt. Als dat het geval is wordt al uw andere bedrijfsmail ook als spam aangemerkt. Het is dan lastig en tijdrovend om dat ongedaan te maken. De e-mail functionaliteit van MailChimp is wel gemaakt om nieuwsbrieven te verzenden en zal dus op vele aspecten in het voordeel zijn en blijven. een aantal voordelen: meer opmaakmogelijkheden, hogere arrival rate, minder afkeur door spamfilters.

Toch ook een nadeel: u moet wel synchroniseren, en niet alle velden uit vtiger zijn standaard in MailChimp beschikbaar. Vicus kan deze echter wel toevoegen in de synchronisatie.

Actiemailing

In een actiemailing vestigt u de aandacht op een speciale aanbieding, een uitverkoop, een congres of de verjaardag van een klant. De actiemailing is eenmalig. Als dit een individueel gerichte e-mail is naar aanleiding van een specifieke trigger kan dat prima met vtiger. Wilt u een actiemailing tegelijkertijd versturen naar meerdere ontvangers dan is het aan te bevelen om dit af te handelen via MailChimp.

Service e-mail / serviceberichten

De service e-mail is erop gericht de ontvanger van dienst te zijn, bijvoorbeeld met een herinnering aan technisch onderhoud of een bevestiging dat een besteld product is verzonden. Dit is meestal een individueel bericht en kunt u dus prima handmatig verzenden of vanuit een werkstroom laten doen.

EMAIL Maker

EMAIL Maker, een vtiger add-on maakt gebruik van de werkstromen om de e-mails in blokken te versturen. Het grote voordeel is dat EMAIL Maker een overzicht verschaft van de te verzenden tijd, het aantal verzonden e-mails en de status (finished = klaar). Je weet dus wat er op stapel staat, hoever EMAIL Maker is met het versturen en uiteindelijk of het verzenden is gelukt.

Je kunt bij het opstellen van de e-mailing een maximum per uur aangeven. De e-mails worden ook bewaard bij de betreffende records. Dat is een voordeel ten opzichte van het e-mailen met een werkstroom.

Om alles goed te laten verlopen is het belangrijk dat u er altijd voor zorgt dat alle e-mailadressen die meegenomen worden in de verzending kloppen. Vicus kan u hierbij helpen door een check te ontwerpen. Zo voorkomt u problemen met campagnes door corrupte e-mailadressen of door niet lopende werkstromen.

Wilt u nader advies? of heeft u problemen met het e-mailen vanuit vtiger? dan bent u bij Vicus aan het juiste adres.