Bij Vicus eBusiness Solutions vinden wij het belangrijk om je goed op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen.
Omdat COVID-19 (het coronavirus) inmiddels een flinke grip heeft op onze maatschappij, willen we je informeren over de maatregelen die we hebben genomen om de bedrijfscontinuiteit voor al onze klanten te waarborgen.
Vanuit huis werken
Wij volgen het beleid van onze overheid het het RIVM. Met ingang van vrijdag 13 maart werken al onze medewerkers zoveel mogelijk vanuit huis. Als internetbedrijf beschikken wij al sinds 2004 over uitstekende faciliteiten om het werken vanuit huis mogelijk te maken. Ook onze werkprocessen zijn daar al jarenlang afgestemd. Veel van onze medewerkers werken al regelmatig een dagje thuis.
In de support verandert er niet veel
Je kunt gewoon ons centrale nummer 033 461 1196 bellen of een e-mail sturen naar servicedesk@vicus.nl. M.b.t. het stellen van prioriteiten volgen wij zo nodig de door de overheid opgestelde lijst van cruciale bedrijven. Graag je medewerking en begrip hiervoor.
Afspraken alleen nog virtueel
Wij stellen de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, klanten en partners voorop. Daarom hebben we besloten om interne en externe vergaderingen virtueel te houden. Voor reeds gemaakte afspraken nemen wij contact met je op.
Update 16 maart: aangepaste werkroosters
Doordat ook een aantal van onze medewerkers worden geconfronteerd met Kinderen thuis werken wij met aangepaste werkroosters. Het kan daardoor zijn dat je niet altijd geholpen kunt worden door uw vaste contactpersoon. Blijf daarom communiceren via ons centrale telefoonnummer en e-mailadres.
Update 18 maart: Bezorgen van pakketjes gaat langer duren
Steeds meer mensen gaan online bestellen deze dagen. Daardoor, en doordat ook bij de bezorgdiensten mensen ziek worden, kunnen leveringen de komende tijd langer gaan duren. Wellicht handig om daarop alvast te anticiperen dat op de website en orderbevestigings-email alvast kenbaar te maken. Dat scheelt wellicht telefoontjes.
Er is een toenemend aantal klanten die ons vragen om met spoed dit soort dingen op te pakken. Mocht je hierbij hulp nodig hebben vraag dan onze servicedesk s.v.p. niet op het laatste moment, maar doe dat nu alvast en geef ons een paar dagen de tijd om dit voor alle klanten goed door te voeren.
Up-date 19 maart: Aanpassing externe communicatie
Doordat alle medewerkers thuis werken is er wat vaker verwarring wie wat oppakt. Daarnaast is er, ook door onze groei, een toename van Vtiger CRM , Magento 2 en Magento 1 vragen aan onze servicedesk. Daarom werken we voorlopig met zogenaamde traffic managers. Deze nemen in eerste instantie de telefoon op en behandelen de servicedesk e-mails. Nemen deze op in tickets en wijzen deze toe aan de relevante collega om af te handelen. De trafficmanager kan per dag verschillen. Zo hopen wij ervoor te zorgen dat alle klanten antwoord krijgen en de juiste prioriteiten worden gesteld. Je hoeft daar zelf niets voor te doen. Je kunt gewoon blijven mailen naar servicedesk@vicus.nl en bellen met ons centrale telefoonnummer 033 461 1196.
Mocht je het idee hebben dat iets te lang blijft liggen laat het ons horen!
We spreken veel klanten. De ene klant verdubbeld momenteel de omzet. Sommige klanten blijven gelijk of dalen iets. Maar er zijn ook klanten met een leeg magazijn. Wel orders, maar niet kunnen leveren.
Update 27 maart 2020 – Liever mailen dan bellen
We zijn inmiddels aardig gewend aan het thuis werken. Zoals het er nu uitziet gaat dat nog wel even voortduren. Veel klanten hebben vragen. Onze medewerkers zitten allemaal op afstand. Daarom zijn onze wachttijden aan de telefoon langer dan normaal. Ook duurt het langer voordat je een antwoord via e-mail krijgt.
Als het mogelijk is stuur dan de vraag per email naar servicedesk@vicus.nl, wij handelen de vraag dan af en bellen dan zo nodig terug.
Update 2 april 2020: Gelukkig geen zieken, wachttijden lopen op
Op dit moment hebben wij nog geen corona-zieken. Dat hopen wij nog even vol te houden. Komt natuurlijk ook omdat vrijwel al onze medewerkers vanuit huis werken.
Er zitten meer mensen thuismerken wij. Soms denken wij dat die mensen thuis zijn gaan zitten om ons aan het werk te zetten.
Daardoor krijgen we meer vragen van klanten dan anders. De wachttijden aan telefoon en email lopen daarom wel wat op. We proberen iedereen zoveel mogelijk op de hoogte te houden. De meeste klanten geven gelukkig aan hier begrip voor te hebben.
Update 14 maart 2022: We zijn er nog steeds niet helemaal
Nu de maatregelen niet meer van toepassing zijn kunnen we langzamerhand weer normaal gaan doen. Wel hebben ook wij te maken met af en toe een ‘slachtoffer’ die dan een paar dagen uit de running is. Mar dit begint op een normaal grieppatroon te lijken. met dit verschil dat als er iemand besmet is er meestal vrij snel daarna een 2e ziektegeval de kop op steekt. Het blijft besmettelijk.
We blijven dus voorlopig voorzichtig en gaan nog niet met de hele bezetting volledig op kantoor werken.
Continuïteit staat voorop
We doen er alles aan om onze bedrijfsvoering op niveau te behouden en informeren je als er in onze aanpak of beschikbaarheid iets veranderd.
Mocht je vragen of tips hebben dan vernemen wij dat graag. Dat kan handig en snel via onderstaande formulier.
