10 tips voor e-mailmarketing

In dit blogartikel geven we tips en advies hoe je een professionele e-mail marketing campagne begint, uitwerkt en succesvol maakt.

Bied waarde met je e-mails

Dit is de meest belangrijke tip die we je kunnen geven. Wees relevant en biedt waarde met je e-mails. Stuur niet zomaar een e-mail met de content die je hebt, maar de content die lezers van jouw e-mail willen ontvangen. Want zodra jouw e-mail geen waarde meer biedt aan de lezer dan worden al jouw toekomstige mailings minder relevant voor de ontvanger.

Neem een uitschrijf-link op in je e-mails als je die verstuurd, dit is wettelijk verplicht (tenzij je een bestaande zakelijke relatie hebt). Het is dan ook zaak zo snel mogelijk te weten wat relevant is voor en waarde biedt aan de ontvangers van jouw e-mail. Centraal staat de vraag: Kan mijn doelgroep iets met deze informatie en hoe help ik hun hiermee verder?

Stuur als webshop niet alleen een e-mail met productinformatie maar schrijf een artikel op je website hoe je het product kunt gebruiken. Zo voeg je waarde toe aan iets wat relevant is voor je lezer. Zorg uiteindelijk voor een mooie balans van informationele content en promotionele content in je e-mails.

Gebruik een goede onderwerpregel

Weliswaar is het content in je e-mail de waarde die je biedt, maar zonder een goede onderwerpregel wordt deze content meestal niet gelezen. De onderwerpregel vormt de eerste indruk van je e-mail en in een flits van een seconde bepaalt de ontvanger of hij wel of niet je e-mail wil lezen.

Je moet zo snel mogelijk duidelijkheid scheppen over de afzender, de inhoud en de actie die je vraagt van de lezer.

• Afzender – Zorg dat meteen duidelijk is wie de e-mail stuurt. Wanneer meerdere personen mailen naar jouw abonnees vermeldt dan ook de organisatienaam in de onderwerpregel.
• Inhoud – Wees ook duidelijk (en eerlijk) wat de ontvanger mag verwachten wanneer hij deze e-mail opent.
• Actie – Wees duidelijk welke actie je van de lezer je e-mail verwacht. Neem een duidelijke call-to-action op in de onderwerpregel.

Op onze website leggen we uit hoe je een goede onderwerpregel schrijft. Belangrijke punten zijn:

• gebruik personalisatie in je onderwerpregel (maar overdrijf niet)
• houd je onderwerpregel kort en bondig (maximaal 50 karakters)
• kies een actieve en persoonlijke schrijfstijl
• gebruik basismotivatoren zoals hebzucht, angst, status en ontplooiing

Op mobiele apparaten krijgt de onderwerpregel wat steun van de pre-header. Dit is een stukje tekst dat als voorvertoning fungeert van je e-mail. Gebruik de pre-header om extra informatie te tonen over de e-mail en om de ontvanger van je e-mail te verleiden deze te openen.

De pre-header neem je op vlak na het HTML-element en desgewenst maak je de pre-header niet zichtbaar binnen de lopende tekst van je e-mail. Een mooie touch is om hier personalisatie (zie volgende tip) toe te passen en de voornaam van de ontvanger te gebruiken in de pre-header.

Personaliseer je mails

Personaliseren van e-mail is een veelbesproken onderwerp binnen e-mailmarketing. De bedoeling van personaliseren is om een unieke en relevante ervaring te bieden aan de ontvanger van je e-mail. Dankzij CRM-software kun je op grote schaal e-mails personaliseren. Dit houdt in dat je bepaalde gegevens van je contact dynamisch invult voor je e-mails of bepaalde informatie juist wel of niet laat zien. Het gaat dan om informatie die uniek is voor de ontvanger. Dit kunnen voornaam, achternaam en bedrijfsnaam zijn, maar ook andere informatie, zoals interesses. E-mails kun je ook personaliseren op basis van eerdere aankopen zodat je een persoonlijk aanbod kunt maken.

Beperk jezelf niet met het idee dat personalisering volstaat met het dynamisch invullen van unieke informatie van de ontvanger. Je kunt je e-mail verder personaliseren door jouw persoonlijke details in de e-mail te zetten, compleet met foto. Voeg vervolgens jouw persoonlijke contactgegevens toe zoals e-mailadres en telefoon. Neem meteen ook linkjes op naar je LinkedIn-profiel en Twitter-account.

Kies ook een schrijfstijl die persoonlijk en natuurlijk is binnen jouw vakgebied. Indien het past is humor ook een veelgebruikt element in e-mails. Het gaat vooral om de geloofwaardigheid van je boodschap en zie jouw e-mail als een gesprek tussen jou en de ontvanger. Schrijf het op zoals je het zou zeggen, maar waak voor echte spreektaal. Pas ook op dat je niet overdrijft in het personaliseren van je e-mails. Probeer personaliseren slim en vooral ook creatief toe te passen.

Verzend op een gunstig tijdstip

Wat is nu het meest gunstige tijdstip om je e-mail te verzenden? Vrijdag en woensdagmiddag staan erom bekend als dagen waarop minder mensen hun e-mail openen. Terwijl dinsdag en donderdag worden genoemd als de beste dagen om e-mails te versturen. Dit soort algemene inzichten passen we massaal toe waardoor we allemaal tegelijkertijd dingen om de aandacht van de ontvanger.

Laat het idee van een magisch verzendmoment los en onderzoek zelf wat een optimaal moment voor verzending is. De meest CRM-software en e-mailmarketing software houden voor jou bij of en hoe vaak een e-mail wordt geopend en er op links wordt geklikt.

Achterhaal wanneer jouw doelgroep op de betreffende boodschap zit te wachten. Splits je mailing op en verstuur je e-mails eens op verschillende tijden van de dag en op verschillende dagen van de week. Voer deze test een paar keer uit en op een gegeven moment zal er een optimaal verzendmoment boven komen drijven. Omdat het gedrag van de ontvanger van jouw e-mail kan veranderen is het verstandig een dergelijke test na verloop van tijd weer eens te herhalen.

Wees ook hier creatief en denk buiten de gebaande paden om. Wie weet is zondagmiddag een uitermate goed moment om je e-mail gelezen te krijgen onder jouw doelgroep.

Wees consistent en betrouwbaar

Het veelvuldig sturen van e-mail wordt soms als schadelijk gezien voor de reputatie van jouw als persoon en als bedrijf. We zijn bang dat we overkomen als ‘spammer’ bij onze abonnees en het grotere publiek. Spam is het versturen van grote hoeveelheden e-mails aan mensen die daar niet om gevraagd hebben. Je doet niet aan spam, wanneer jij abonnees e-mails stuurt met dingen die ze graag willen zien. Jouw abonnees hebben zich vrijwillig ingeschreven voor jouw nieuwsbrief en schroom dan ook niet om je abonnees regelmatig te mailen.

Het regelmatig versturen is eerder een kans om je zichtbaarheid en betrouwbaarheid te vergroten. Mensen checken dagelijks hun e-mail en door op een consistente en regelmatige wijze in hun mailbox te verschijnen laat je jezelf zien. Door consistent te blijven laat je zien dat je iedere keer komt opdagen.

Zorg overigens wel voor een optimale maildruk en verstuur niet teveel mails binnen korte tijd want dan kan je maildruk te hoog liggen voor jouw doelgroep. Toch merken we vaak dat de maildruk vooral te laag is waardoor je kansen laat liggen.

Vermijd spamwoorden

Controleer je e-mail op spamwoorden voordat je deze verstuurt. Mailservers controleren inkomende mail op spamwoorden waardoor je e-mail in de spammap kan verdwijnen. Vermijd zo veel mogelijk het gebruik van spamwoorden zoals

• gratis
• voordeel
• win
• speciale aanbieding
• euro
• korting
• Dit is geen spam
• etc …

Andere zaken waar je op moet letten zijn:

• Gebruik geen valutatekens zoals euro, €, $
• Beperk het gebruik van emoticons in de onderwerpregel.
• Vermijd een overtollig gebruik van hoofdletters, uitroeptekens en leesteken
• Gebruik nooit een IP-adres als de URL, maar gebruik een normale domeinnaam.

Er zijn een aantal online tools waarmee je e-mail op spamgevoeligheid kunt testen. Zo is Spam Analyse een interessante oplossing omdat deze platte tekst maar ook HTML als invoer accepteert.

Lever je e-mail technisch goed af

Het is mogelijk dat, ondanks het feit dat je jouw e-mails uniek en relevant hebt gemaak ze toch in de spambox terecht komen. Verschillende e-mailprogramma’s en maildiensten controleren steeds strenger op e-mails en markeren deze als spam. Het correct afleveren van e-mail hangt af hoe je de verzending van je e-mail technisch hebt geregeld.

Iedereen kan een e-mail versturen vanuit een andermans e-mailadres. Dit wordt ook veel gedaan. Om die reden controleren mailservers inkomende mail. Je zult een aantal technische wijzigingen moeten uitvoeren zoals een SPF record, het inrichten van DKIM en instellen van een DMARC policy. Zonder deze technische wijzigingen komt je e-mail vrijwel zeker in de spambox terecht.

Een ander aspect waar inkomende mailservers op controleren is de reputatie van een IP-adres. Wanneer een IP-adres vrij nieuw is en deze verstuurt opeens heel veel e-mail dan kan de inkomende mailserver besluiten e-mail vanaf dit adres te markeren als spam. Je kunt dit voorkomen door het IP-adres waar je vanaf stuurt ‘op te warmen’. Je begint met het versturen van e-mail in kleine hoeveelheden waardoor de ontvangende mailserver je reputatie vaststelt en pas later vergroot je de batches.

Controleer de mobiele weergave

Het zal je niet verrassen dat een groot deel van alle e-mail op smartphone of tablet wordt gelezen. Afhankelijk van je doelgroep en je markt wordt 26% tot 78% van alle e-mails geopend op een mobiel apparaat. (bron)

Het is dan ook belangrijk dat je e-mail zich weet aan te passen aan het schermformaat van dit soort mobiele apparaten. Een verkleinde weergave van je standaard e-mail zal niet meer volstaan. Je zult met responsieve templates moeten werken binnen je CRM of e-mailmarketing pakket. Zelfs als je met een responsief sjabloon aan de gang gaat is het verstandig de volgende 3 punten inde gaten te houden.

• Beperk het aantal kolommen zodat er minder verschuiving plaatsvindt in de e-mailtekst.
• Gebruik een minimale puntgrootte van 13 of 14 voor tekst en een minimale puntgrootte voor titels. Hiermee vergroot je de leesbaarheid voor kleinere schermen.
• Voorkom het gebruik van hyperlinks. Vooral wanneer de hyperlinks dicht op elkaar staan in de tekst. Gebruik liever een knop waarop men kan klikken.

Onderhoud je mailbestand

Het onderhoud op je mailbestand moet je niet zien als een sluitstuk van je werkzaamheden bij het verzenden van e-mails. Een goed onderhouden database met mailadressen zal je direct helpen tijdens de verzending van je e-mails.

Wanneer je mailt naar ongeldige adressen in je mailbestand treedt er een bounce op. Een bounce houdt in dat om 1 of andere reden de e-mail niet afgeleverd werd. Bij een hoge bounce verslechtert je reputatie bij mailproviders. En een slechte reputatie zorgt ervoor dat jouw mail eerder als spam wordt aangemerkt. Zorg dat je na een aantal pogingen die mailadressen met een bounce verwijdert uit het mailbestand.

Daarnaast zijn er ook abonnees die jouw mails niet (meer) openen. De meeste CRM-systemen of e-mailmarketing oplossingen laten ook zien welke abonnees je e-mail niet hebben geopend. Zodra deze informatie bekend is binnen jouw CRM kun je hier automatisch op laten handelen. In Vtiger CRM zou je met een werkstroom inactieve abonnees van de verzendlijst kunnen halen.

Hoeveel van de door jou verzonden mails worden geopend wegen mee in de reputatie die je opbouwt bij mailproviders. Het is verstandig om inactieve adressen te verwijderen uit je mailbestand of ten minste uit je reguliere selectie te halen. Je kunt bijvoorbeeld altijd via een aparte campagne kijken of je deze e-mails weer kunt heractiveren.

Tot slot kun je ook veel betere rapporteren op de effectiviteit van je e-mailcampagne als je inactieve adressen en bounces verwijdert uit de database. Je krijgt daarmee een veel juister beeld van het succes van je campagne.

Test en optimaliseer je campagne

Controleer en test iedere e-mail een paar keer voordat je hem gaat versturen. Je wilt zeker zijn dat je e-mail zo over komt zoals jij dat bedoeld hebt. Bekijk je e-mail eens op een account bij GMail, Outlook en Yahoo. Controleer de weergave van je e-mail ook op meerdere mobiele apparaten. Ziet de opmaak eruit zoals deze bedoeld is?

Loop ook alle links na of deze uitkomen waar ze moeten uitkomen. Hoe leest de e-mail op een tablet of mobiele telefoon? Gaat de personalisatie goed? Heb ik de juiste selectie gemaakt op mijn mailbestand en krijgen de juiste abonnees de juiste e-mail?

Probeer ook voldoende te experimenteren met alternatieve onderwerpregels, alternatieve afzenders en andere call-to-actions. Doe niet alleen een technische controle, maar lees je e-mail nog eens helemaal door op grammatica en stijlvormen. Laat de e-mail ook eens lezen door een collega.

Wanneer je alles getest en aangepast hebt stuur je nog 1 keer de e-mail naar jezelf voor een laatste check. Wanneer er geen wijzigingen meer nodig zijn dan is de e-mail klaar voor verzending.

Automatiseer je e-mailcampagnes (bonustip)

De grootste omslag in e-mailmarketing van de laatste jaren is de verschuiving van bulkmails naar geautomatiseerde (reeksen van) e-mails. Deze automatisch verzonden e-mails combineer je dan met de mogelijkheden van personalisatie.

Een mooie voorbeeld van een geautomatiseerde mailverzending is een verjaardagsmail. Deze e-mail wordt aan de hand van een geboortedatum in het CRM automatisch gestuurd op die dag dat de ontvanger jarig is.

Nog meer voorbeelden van geautomatiseerde e-mailcampagnes zijn

• een welkomstcampagne;
• een re-activatie-campagne;
• een conversiecampagne
• een behoudcampagne

Door gebruik te maken van geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mailcampagnes bespaar je tijd en optimaliseer je het bereik onder je abonnees. Heb je nog vragen of heb je zelf een leuke tip om te delen? Laat het ons weten.