Vtiger CRM Gids voor de salesmanager

26 september 2023
Trudie Stedema

Geen categorie

Wat kan Vtiger CRM betekenen voor jouw organisatie op het gebied van sales? In deze gids vertellen we je kort wat de mogelijkheden zijn.

Voor wie is deze gids handig om te lezen?

Sales managers
Administrators/CRM

1. Voeg jouw teamleden toe en stel machtigingen in

Vtiger CRM biedt een op rollen gebaseerd toegangscontrolemechanisme. Deze profielen kunnen worden gebruikt om te bepalen welke records en velden een gebruiker kan gebruiken en bewerken.

Om gebruikers toe te voegen, ga je naar de instellingen en selecteer je de pagina ‘Gebruikers’. Daarnaast kun je deelregels configureren om specifieke beperkingen en regels in te stellen.

2. Voeg aangepaste velden toe om informatie op te slaan die specifiek is voor jouw bedrijf en jouw klanten

Je kunt aangepaste velden toevoegen in Contacten, Leads, Kansen en andere modules. Je kunt ook aangepaste modules (als maatwerk te onwikkelen door Vicus) toevoegen om extra informatie op te slaan met betrekking tot contactpersonen of kansen (bijvoorbeeld een kostenmodule).

3. Pas het contacttype, de contactstatus, pijpleidingen (Vtiger Cloud) en verkoopfasen aan

Gebruik contacttype om onder andere leads, sales qualified leads en klanten leads te classificeren
Pas contacttypen en contactstatuswaarden aan vanuit de keuzelijst editor
Configureer pipelines en verkoopfasen (voor Open Source is hier een module voor beschikbaar)

4. Configureer automatisering

Workflows instellen om activiteitenopvolgingen te automatiseren en onderliggende modules bij te werken.
Configureer toewijzingsregels om leads toe te wijzen.

5. Afspraak pagina’s instellen (Vtiger Cloud)

Om afspraakpagina’s in te stellen in Vtiger Cloud voor jouw verkoopmedewerkers, kunnen klanten beschikbare tijden kiezen voor vergaderingen. Daarnaast kun je automatisch toegewezen afspraakpagina’s instellen, die automatisch worden toegewezen aan de volgende beschikbare medewerker. Dit kan handig zijn voor bijvoorbeeld demo-aanvragen. Daarnaast kun je ook pagina’s instellen voor groepsafspraken, zoals webinars.

Je verkoopmedewerkers kunnen vergaderingen maken en contacten uitnodigen vanuit de agenda in Vtiger. Deze vergaderingen worden ook bijgehouden in Sales Insights, samen met andere activiteiten.

Om de Agenda te synchroniseren, kun je gebruikmaken van aanvullende plug-ins voor Google Sync, Office 365 Sync of de Outlook-plug-in.

6. Stel groepsmailbox in voor jouw verkoopteam en individuele mailboxen in Vtiger Inbox

Je wilt dat jouw verkoopteam samenwerkt aan e-mails die naar het verkoopadres van jouw bedrijf komen. Vtiger Inbox maakt dat mogelijk en ondersteunt ook individuele mailboxen. Hierbij wordt de Vtiger mailscanner gebruikt om entiteiten (bv Leads of tickets) automatisch aan te maken.

7. Zet gegevens van je relaties in Vtiger CRM

Contactgegevens importeren uit een CSV-bestand, een e-mail, een formulier dat op jouw website is ingediend of een app van derden zoals Google Contacten of Office 365.
Leads van de website halen
Gebruik Web Service API’s om verbinding te maken met je bestaande apps.
Neem contact op met het Vtiger team van Vicus als je meer wilt weten over onze migratiediensten.

8. Verbind jouw telefoonsysteem met Vtiger CRM om oproepen bij te houden

Vtiger maakt verbinding met populaire cloud gebaseerde telefoonsystemen. In minder dan 1 uur kan je de extensies configureren om oproepen te initiëren en ontvangen vanuit jouw CRM.

Telefoongesprekken is één van de activiteiten die worden bijgehouden in Sales Insights (Cloud versie). Dus als je jouw telefoonsysteem aansluit, krijg je meer bruikbare informatie. Voor de Open Source versie is er een module om Vtiger te koppelen aan o.a. je Broadsoft telefooncentrale.

9. Volg kansen op en werk intern samen om deze door de verkoopcyclus te helpen

Stuur een e-mail of bel met één klik (en neem het ook op, als je dat wilt). Of als je hulp nodig hebt van een expert in de organisatie voordat je dat kunt doen, @tag (Open source module @Notice) ze dan in een opmerking die ze meteen laat weten om een kijkje te nemen.

Vtiger CRM zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent met meldingen op het scherm, sms of e-mail die je informeren als een contact actief wordt, inactief wordt of aan andere voorwaarden voldoet. Doe dit voor contactpersonen die aan jou of jouw team zijn toegewezen, of selecteer individuele contactpersonen om meldingen voor te ontvangen.

Nog niet klaar om contact te nemen met een contact? Maak een taak om ze later op te volgen. Of maak een agenda afspraak als je al een vergadering hebt gepland. Taken en gebeurtenissen zijn gekoppeld aan het record van de contactpersoon, zodat hun informatie slechts één klik verwijderd is. Agenda-evenementen worden via aanvullende plug-ins ook gesynchroniseerd met Google, Outlook en met andere agenda’s.

10. Bereid offertes voor, krijg goedkeuring voor korting en verzend offertes met behulp van aangepaste templates

Geneer een offerte met behulp van de offertegenerator wanneer een kans zich in de offertefase bevindt
Stel goedkeuringsregels in om goedkeuringen voor korting te automatiseren.
Pas jouw offerte en factuur PDF (Vtiger Cloud of plug-in) aan met behulp van Afdruktemplates
Personaliseer e-mailtemplates
Laat je klant de offerte online tekenen met deze extra module

11. Bekijk hoe jouw klanten omgaan met de inhoud die is verzonden

Heeft jouw prospect het document geopend? Hoe ze alle pagina’s in de offerte bekijken? Hoe zit het met dat vergelijkingsdocument dat je hebt verzonden? Welk marketingdocument leidt tot een betere conversie?

Krijg antwoord op al de bovenstaande vragen met Document Insights. Het enige dat je nodig hebt om dit te doen, is documenten rechtstreeks delen of documentkoppelingen invoegen bij het verzenden van e-mails.

12. Ondertekenen van overeenkomsten en sluiten van deals

Document wordt binnen enkele seconden digitaal ondertekend met DocuSign integratie (standaard in Vtiger Cloud, plug-in in Vtiger Open Source) om deals sneller te sluiten.

13. Verkooprapportage en dashboards

Volg de activiteiten van jouw verkoopteam, verkooppijplijn en verkoopprestaties op jouw dashboard.
Maak aangepaste rapporten en grafieken en zet deze vast op jouw dashboard.

14. Word sociaal met de Twitter integratie (Vtiger Cloud)

Maak sociaal contact met jouw klanten, converteer een tweet naar Lead of een Kans en volg jouw concurrenten.

15. Vtiger CRM integreren met boekhoudapplicatie

Contacten, producten en facturen synchroniseren tussen Vtiger en het boekhoudsysteem van jouw bedrijf zonder handmatige invoer met behulp van één van de volgende integraties: