Vtiger CRM gids voor management

5 september 2023
Trudie Stedema

Geen categorie, Marketing automation, Procesinrichting, Projectmanagement, Sales Automation, Samenwerken, Upgrades en updates, Vtiger CRM

Vtiger CRM gids voor projectmanagement. Een handleiding voor medewerker en manager.

Deze handleiding doorloopt alle functies die beschikbaar zijn in de Projectmanagement app van Vtiger CRM, om projectmanagers en projectteams te helpen hun projectwerk te volgen en hun projectdoelen te bereiken. Of je nu projectmanager bent of medewerker, Vtiger CRM geeft iedereen het overzicht wat noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Deze gids is dan ook geschikt voor management, medewerker en beheerders. Het geeft een overzicht van alle projectmanagementprocessen binnen Vtiger CRM.

1. Vtiger CRM projecten aanpassen om projectdoelen en bijbehorende statistieken te definiëren.

Kans velden toewijzen aan projectvelden om conversie van kansen naar project mogelijk te maken.
Converteer een deal naar een project bij sluiting zonder verlies van historische gegevens die tijdens de verkoopcyclus zijn vastgelegd.
Volg projectduur, inspanning en budget.
Projecten aanpassen om project specifieke gegevens vast te leggen, zoals totaal bestede tijd, inspanningsvariatie.
werkstromen instellen om de opvolging van activiteiten, projecttaakherinneringen, factuurherinneringen te automatiseren en eventuele downstream modules bij te werken.

2. Wijs projecttaken toe aan de gebruiker en houd de status, inspanning en planning bij.

Maak jouw projectplan en wijs projecttaken toe aan teamleden en externe contacten.
Projecttaken kunnen worden gegroepeerd per project.
Module projecttaken aanpassen om de bestede tijd bij een taak vast te leggen en actuele tijd op projectniveau samen te vatten werkstromen.
Krijg een visuele voortgangsgrafiek met behulp van de Gantt-chart en volg eventuele blokkades voor het voltooien van de taak.
Jouw klanten kunnen de voortgang van het project bekijken door in te loggen op het klantenserviceportaal.

3. Breng al jouw projectgegevens op één plaats

Klantgegevens importeren uit een csv-bestand of een app van derden zoals Google Contacten of Office 365.
Projecten en gerelateerde gegevens van een externe app voor projectbeheer meenemen
Koppel projectmateriaal en gerelateerde artefacten met behulp van de module Documenten.

4. Project gerelateerde communicatie met externe partijen

Lijsten maken en aanpassen voor toegang tot individuele taken, groepstaken met gedeelde lijsten, achterstallige taken, niet-gefactureerde taken, taken zonder tijdlogboek etc.
Afspraken plannen om projectvergaderingen met het interne team of klanten bij te houden.
Taakbeheer helpt je bij het bijhouden van taken die betrekking hebben op het project.
Bewaar alle communicatie met klanten op één plek met behulp van de e-mailmodule.

5. Werk intern samen om ze vooruit te helpen tijdens de uitvoering van het project

Als je hulp nodig hebt van een expert in de organisatie voordat je dat kunt doen, @tag ze dan in een opmerking die ze meteen laat weten om een kijkje te nemen (Vtiger Cloud, in de Open Source versie met de @mention plug-in).
Vtiger zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent met meldingen op het scherm, sms of e-mail die je op de hoogte stellen als een project of projecttaak aan je is toegewezen of een slimme waarschuwing voor een projecttaak die binnenkort moet worden uitgevoerd.
Blijf op de hoogte van belangrijke projecten of taken en mis nooit een update door een record te volgen.
Beheerders kunnen de regels configureren in Meldingen.
Organiseer jouw projectgegevens met gepersonaliseerde (Privé) tags zoals ‘’Code review in behandeling’’, ‘’Log project taak tijd’’ of deel een tag met alle projectgebruikers zoals ‘’Taken goedkeuren voor facturering’’

6. Project facturering en tariefkaarten

Projecten kunnen worden uitgevoerd als een project met een vaste prijs of een project op basis van tijd en materiaal. De kosten in een project met een vaste prijs worden gedefinieerd op projectniveau en gefactureerd bij voltooiing van een mijlpaal of einde van het project. Projecten op basis van nacalculatie worden gefactureerd op taakniveau of resourceniveau en gefactureerd bij voltooiing van mijlpaal of een gedefinieerde factureringscyclus.

7. Taakgoedkeuring en het genereren van facturen

Projecttaken op basis van nacalculatie moeten mogelijk worden goedgekeurd voordat facturering wordt uitgevoerd. Stuur taken ter goedkeuring naar interne manager of externe partijen via werkstromen.
Genereer een factuur voor goedgekeurde taken met behulp van de factuurgenerator wanneer een project gereed is voor facturering (vergt inrichting en templates).
Pas jouw PDF factuur aan die is gegenereerd met behulp van afdruksjablonen.
Personaliseer e-mailinhoud met e-mailsjablonen.

8. Ondertekening overeenkomsten en facturen

Krijg Projectovereenkomsten digitaal ondertekend in seconden met digitale ondertekening van documenten.

9. Projectprestatierapporten en dashboards

Volg jouw projectteamactiviteit, projecttaken en projectprestaties op uw dashboard.
Volg projectstatistieken zoals geplande versus werkelijke inspanning, geplande versus werkelijke duur per projecttaak of projectmijlpaal of project of klant met behulp van rapporten.
Maak aangepaste rapporten en grafieken en zet deze vast op jouw dashboard.

10. Integratie van Vtiger CRM met Documenten management applicaties